Konsequent EDIFACT

Rund-Rohe, Flexrohre und Quadrorohre wandern täglich über die Verladerampen der Westaflex in Gütersloh. Mit voller Aufmerksamkeit widmen sich die Mitarbeiter der Kundschaft. Nicht so wie früher, als sie ständig vom Telefon abgelenkt wurden. Wenn es klingelte, war ebenfalls Kundschaft dran: die SHK-Grosshändler. Die bestellen mehrfach täglich Baumaterialien. Jede Niederlassung, jede Abteilung einzeln. Mal handelt es sich dabei um Waren im Wert von 500 Euro, mal um solche für 9,50 Euro. Aufwendig, aber vor zwei Jahrzehnten war das noch zu wuppen. Damals zählten nur einige wenige Grosshändler zu den Kunden. Mittlerweile betreut die Westaflex rund 600 reine SHK-Kunden.

"Irgendwann waren die Bestellmengen nicht mehr auf dem herkömmlichen Weg zu managen", sagt  der Leiter des Geschäftsbereichs Handel. Darum greifen heute die Einkäufer nicht mehr zum Hörer, sondern zur Computermaus. Alle Bestellungen laufen über einen EDI Provider, der ans Warenwirtschaftssystem unser Firmengruppe angedockt ist. Das Zauberwort heißt Electronic Data Interchange, kurz: EDI. Über solche Systeme können elektronische Daten zwischen zwei Teilnehmern ausgetauscht werden. Diese Technik existiert bereits seit Jahrzehnten, lief früher aber ausschließlich über Telefonleitungen - zu entsprechenden Gebühren. Die Auto­industrie nutzt solche Systeme konsequent und ausschließlich.

Das hat vieles geändert. Provider-Lösungen wie das der Westaflex laufen zum Flatratepreis über das Internet. Das macht das Thema für den Mittelstand attraktiv. Dauerte bei Westaflex das Entgegennehmen einer Order per ­Telefon oder Fax samt Eingabe der Daten in die EDV fünf bis zehn ­Minuten, läuft der Vorgang heute vollautomatisch. Zudem entfällt die Zeit für Nachfragen. Früher kritzelte schon einmal ein Einkäufer im Handel schlicht "eine Packung Schornstein" aufs Faxformular - ohne Hersteller oder Typenbezeichnung. Unsere Sachbearbeiter mussten zurückrufen und nachfragen. Das hat unsere Prozesskosten über die letzten Jahre um 15 bis 20 Prozent gesenkt, sagt Westaflex heute: "Wir können sogar unsere Kunden an den Einsparungen beteiligen." Und das zieht wiederum neue Kunden an. Nicht zuletzt durch diesen Datenaustausch mauserte sich die Westaflex zu einer Firmengruppe, mit vielen Standorten.

Die setzen EDI mittlerweile auch ein, wenn sie selbst als Besteller auftreten: bei Stahlunternehmen und Händler von Kanban-Teilen. Dabei nutzt Westaflex eine weitere Spielart der elektronischen Bestell­abwicklung, die Kommunikation von Warenwirtschaftssystem zu Warenwirtschaftssystem. Diese läuft, wie bei der Autoindustrie, über das Telefon und eine branchenspezifische Schnittstelle. Die gängigste innerhalb der SHKbranche nennt sich EDITEC.

12 Prozent seines Einkaufsvolumens wickelt das Unternehmen bereits auf diesem Wege ab, langfristig sollen es 75 Prozent werden - verbunden mit der Hoffnung, dass die Datenübertragungskosten künftig sinken werden. Bereits heute fungiert eine zwischengeschaltete elektronische Plattform als Dolmetscher zwischen den Warenwirtschaftssystemen. Durch sie begreift der SHK-Marktplatz, dass das Rohr mit der Nummer 779 des Markenherstellers identisch ist mit NN2Z im internen System. Auch unterschiedliche Verpackungseinheiten übersetzt die Plattform. Das geht beispielsweise auch mit Stühlen. Möbelketten und kleine Möbelhäuser können über die SAP-basierte Branchenlösung Iwofurn beim Waren­dorfer Familienunternehmen Niehoff Sitzmöbel bestellen. Bislang laufen erst fünf Prozent aller Bestellungen über Iwofurn, bald sollen es 20 Prozent sein. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet zudem Fehler bei der Erfassung von Aufträgen.

Dr. Peter Westerbarkey kann sich seine Firma ebenfalls nicht mehr ­ohne EDI vorstellen. Er ist geschäfts­führender Gesellschafter von Westaflex. Teil des Vertriebsweges ist das "Dropshipping". Dabei hat beispielsweise ein SHK-Fachgrosshändler das 20 Kilogramm schwere WAC Zentralgerät nicht mehr auf Lager, sondern leitet die Bestellungen an den Hersteller weiter. Westaflex ist dafür zuständig, die Waren zu verpacken und mithilfe von drei Logistikdienstleistern auszuliefern. Die Kunden zahlen im Grosshandel, Westaflex erhält nach Lieferung sein Geld vom Einkaufsverband.

Überhaupt kein Problem, solange alles funktioniert. Wenn nicht, startete früher eine Kettenreaktion. Der Kunde beschwerte sich beim Händler, der alarmierte Dr. Westerbarkey - und der musste bei seinen Logistikpartnern herausfinden, was mit der Ware passiert war. Heute schaut Dr. Westerbarkey über eine EDI-Schnittstelle selbst nach, ob eine Bestellung gerade eingegangen ist oder das verpackte WAC-Zentralgerät bereits im Lkw in Richtung Kunde rollt. Im Jahr vor der EDI-Einführung 1997 ­waren seine Vertriebsmitarbeiter bis zu 40 Stunden pro Woche damit beschäftigt, Beschwerden nachzugehen, sagt Dr. Peter Westerbarkey, seitdem sei es weniger als eine Stunde wöchentlich.

Theoretisch können sich die Fachhändler den Umweg über Westaflex sparen, indem sie selbst den Status der Warenlieferung überprüfen, sagt Dr. Westerbarkey: "Aber es ist erstaunlich, wie wenig Fachhändler dieses System nutzen, um ihren Kunden einen besseren Service zu bieten." Noch eine Erleichterung kann Westaflex seinen Händlern mittlerweile anbieten. Die erhalten über EDI die PRICAT Katalogdaten sämtlicher Westaflex-Produkte samt Fotos elektronisch und können sie per Mausklick in ihre Webshops integrieren. Insgesamt hat Westaflex 9.000 Artikel im Programm, und jedes Jahr kommen neue hinzu, sagt Dr. Westerbarkey: "Würde ein Händler das alles einpflegen, käme er nicht mehr zum Verkaufen."

Übrigens können Grosshändler bei Westaflex weiterhin übers Telefon bestellen. Grundsätzlich jedoch bald - so erste Überlegungen - nur gegen Aufpreis.