Westaflex Sanktionslistenprüfung
Mit den Anschlägen vom 11. September 2001 hat die Bedrohung durch den internationalen Terrorismus eine neue Dimension angenommen. Der Schutz vor weiteren Attentaten und die Bekämpfung der (potentiellen) Täter sind seither Themen von zentraler Bedeutung. Auch für unsere Unternehmensgruppe, sowie unseren Kunden und Lieferanten. Die Handels-, Finanz- und Zahlungsrestriktionen greifen tief in die Geschäftsabläufe ein. Unternehmen, die auch die USA als Absatzmarkt haben oder dort gar über Tochterunternehmen verfügen, sind zudem darauf angewiesen, nicht mit dem US-Gesetzgeber in Konflikt zu geraten. Auch sind diverse US-Listen zu beachten.
Vielen Unternehmern ist derzeit jedoch nicht bewusst, dass die Beschäftigung sanktionierter Personen und auch die Zusammenarbeit mit entsprechend gelisteten Geschäftspartnern strafbar ist, obwohl die Prüfungen von sanktionierten Personen und Firmen auch unabhängig von der Notwendigkeit zur Prüfung der Güter, Käufer- und Bestimmungsländer, sowie den Verwendungszwecken eingesetzt werden müssen, da es sich hierbei um gesetzliche Vorgaben für alle Geschäfte auch innerhalb der eigenen Landesgrenzen handelt. Des weiteren gibt es einen Erlass des Bundesministeriums für Finanzen, wonach bei Außenwirtschaftsprüfungen in den Unternehmen der Prüfungsdienst zur Mitwirkung verpflichtet wurde und die Verordnungen bei Prüfungsmaßnahmen einzubeziehen sind. Bei Feststellung von Verstößen drohen empfindliche Strafen bis hin zu langjährigen Freiheitsstrafen. Hier rückt vor allem eine Haftung der Unternehmensleitung selbst bei Unterlassung entsprechender organisatorischer Maßnahmen in den Fokus.
Ein Unternehmen ist dazu verpflichtet, bei Einstellung neuer Mitarbeiter im Vorfeld zu überprüfen, ob der potentielle Mitarbeiter, bzw. der Geschäftspartner gem. EU-Verordnung 2580/2001 und 881/2002 zur Bekämpfung des Terrorismus auf entsprechenden Warnlisten steht. Diese Verordnungen verpflichten jedes Unternehmen unabhängig von der Firmengröße, vor Einstellung eines Bewerbers die Daten mit denen in der Sanktionsliste aufgeführten Namen und Adressen abzugleichen. Werden diese Bedingungen nicht eingehalten und es kommt zur Auszahlung von Lohn/Gehalt an einen verdächtigen Mitarbeiter, dann muss der Unternehmer mit einer Haftstrafe sowie dem Einzug seines Vermögens rechnen. Darüber hinaus besteht die Gefahr, zukünftig selbst auf der Terrorwarnliste zu stehen. Eine Straftat liegt jedoch erst dann vor, wenn das erste Gehalt bzw. der erste Lohn an den Mitarbeiter ausgezahlt wurde.
Die EU-Verordnungen 2580/2001 und 881/2002 zur Bekämpfung des Terrorismus besagen konkret, dass es verboten ist, terrorristischen Organisationen und Einzelpersonen Vermögenswerte (also auch Lohn/Gehalt) und Finanzdienstleistungen zur Verfügung zu stellen. Jedes Unternehmen ist somit verpflichtet, die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung seiner Geschäftskontakte zur Erkennung und Verhinderung von verbotenen Geschäftsbeziehungen in die Unternehmensabläufe zu integrieren.
Boykott- oder Sanktionslisten sind Adress-Daten von terrorverdächtigen Personen, welche nicht beschäftigt werden dürfen bzw. Organisationen oder Firmen, mit denen nicht zusammengearbeitet werden darf. Sanktionslisten werden bspw. im Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Über Fuzzy-Logic können Ähnlichkeiten zwischen einer überprüften Adresse und einem Sanktionslisteneintrag erkannt werden. Mit der Definition eines Schwellwerts (Sensitivity-Control) wird vorgeben, wie genau eine Adresse mit einem Sanktionslisteneintrag mindestens übereinstimmen muss. Dazu berücksichtigt unser Phonetik-Check unterschiedliche Schreibweisen (Meyer, Meier, Mayer, Mair), die sich z. B. aus Schreibfehlern oder der Transliteration arabischer Namen in das lateinische Alphabet ergeben können. Typographische Varianten (Großbuchstaben, Kleinschreibung) werden ebenso berücksichtigt wie Abkürzungen und Wortumstellungen.
Wir haben uns intensiv in das Thema Compliance eingearbeitet und bieten ab sofort komfortable und integrierte Prüfmaßnahmen auf unser eigenen Software-Warenwirtschaft zur Überprüfung der Daten innerhalb der Prozesskette an. Denn mit den geltenden Antiterrorverordnungen der EU, Schweiz und den USA hat sich für die Wirtschaft Entscheidendes verändert. Mit den geltenden Antiterrorverordnungen der EU, Schweiz und den USA hat sich für die Wirtschaft Entscheidendes verändert. Im Kern bedeutet dies: Jede Lieferung innerhalb Deutschlands, der EU oder in ein Drittland – egal ob in die Schweiz, nach Hongkong oder in die USA – muss entsprechend kontrolliert werden. Es ist zu untersuchen, ob der Empfänger eine Namensidentität zu einer in den Listen genannten Personen aufweist bzw. einem genannten Unternehmen nahe steht. Aber auch alle Binnenmarkt-und Inlandsgeschäfte müssen geprüft werden, da sich die Verbote der Verordnungen eben nicht auf bestimmte Länder, Regionen oder Waren beziehen, sondern auf Personen und Organisationen – ein verbotener Geschäftskontakt kann überall stattfinden, auch in Deutschland.
Begleitet von entsprechenden Arbeits- und Organisationsanweisungen mit Benennung klarer Verantwortlichkeiten und Workflows in unserem Hause erreichen Sie bei Lieferungen und durch Dienstleistung aus unser Unternehmensgruppe eine weitreichende Absicherung Ihrer eigenen Geschäftsprozesse. Die westa gruppe setzt zur routinemäßigen Überprüfung von Mitarbeitern ein EDV-gestütztes Verfahren ein, den sogenannten Security Check. Hier werden die Verbotslisten zentral verwaltet, die Protokollierung aller Prüfvorgänge organisiert und der gesamte Compliance-Prozess gesteuert. Personenbezogene Daten (Vor- und Zuname, Geburtsdatum, Herkunftsland, Wohnort und Straße) werden dabei mit einer von der EU und den US veröffentlichten Personen- und Firmenembargoliste verglichen; die „Treffer" (z.B. Übereinstimmung/Ähnlichkeiten im Namen) werden herausgefiltert, um die Beschäftigung Terrorverdächtiger bei unser Firmengruppe auszuschließen. Täglich erfolgt über die „westa Sanktionslistenprüfung" eine automatische Überprüfung sämtlicher Neueinstellungen, Aufträge, Bestellungen und situative Lieferanschriften-Änderung. Es erfolgt eine lückenlose und revisionssichere Dokumentation aller getätigten Abfragen.
Sollten tatsächlich Übereinstimmungen vorliegen, erfolgt eine Meldung. Die Unternehmen der westa gruppe fordern eine AEO Compliance Ihrer Dienstleister, Besuchergruppen und Lieferanten und protokollieren, sowie dokumentieren die automatisierte Anschriften-Überprüfung.
