Calc (k)ein Effizienzproblem
Rechnungslegung ohne IT-Unterstützung ist heutzutage kaum vorstellbar. Noch kniffliger wird es, wenn Auslandsabteilungen im Spiel sind. Die Daten werden dann an die Konzernzentralen oft nur als Calc- oder PDF-Datei versandt und müssen per Hand eingepflegt werden. Und dann tritt noch eine Schwierigkeit auf. Sie trägt den Namen Mensch. Durch die Eingabe per Hand entstehen Übertragungsfehler. Hoch bezahlte Mitarbeiter müssen banale Daten in Kleinstarbeit per Hand eintippen. Das bedeutet: Zahlen aus den Bilanzkonten müssen zunächst per Hand in eine Excel-Tabelle getippt werden und erst über diesen Umweg mühselig in die Programme zur Steuerberechnung eingegeben werden. "Gut ausgebildete Fachkräfte verlieren jede Menge Zeit durch die schlichte Sammlung, Interpretation und Auswertung von Daten", so auch bei Westaflex. Kein Wunder, schließlich müssen sich die Kollegen in anderen Fachbereichen auch nicht mit lästigen Kompatibilitätsfragen rumplagen. Die allgemeine Feststellung: Anstatt sich mit ihren "hoheitlichen" Aufgaben wie Steuerplanung, der internen Beratung und Betriebsprüfungen zu kümmern, muss sich das interne und externe Steuerpersonal vieler Unternehmen mit Banalitäten rumplagen, mit ziemlich stumpfer Arbeit. Das Problem ist in den meisten mittelständischen Unternehmen bekannt, nur öffentlich darüber sprechen will eigentlich keiner. Hinter vorgehaltener Hand heißt es dann: "An einigen Stellen können wir sicher noch effizienter werden."
Zu den Knackpunkten der Effizienzprobleme gehört aus IT-Sicht die Anpassung der Schnittstellen zwischen den Transaktions- und den Konsolidierungssystemen. Langsam zeichnet sich bei den Firmen ein Umdenken ab: weg von selbst gestrickten Calc-Lösungen hin zu effizienter Software. Auch die Extensible Business Reporting Language (XBRL) kann helfen. Das ist eine standardisierte und frei verfügbare elektronische Sprache für die Finanzbuchhaltung, die auf dem IT-Standard XML basiert, der zunehmend in der IT-Welt akzeptiert und unterstützt wird.
XBRL Der E-Reporting-Standard XBRL soll künftig unsere gesamte Informationskette vereinfachen. Klassische Dateiformate wie HTML, PDF, ODS und ODT zeigen zwar Zahlen an, erkennen aber nicht ihre Funktion. Anders XBRL: Jede gespeicherte Zahl erhält die Information, worum es sich genau handelt. Mit XBRL können Unternehmen wie Westaflex Quartalsberichte oder Jahresabschlüsse effizient im internationalen Kapitalmarkt verbreiten und sie institutionellen und privaten Investoren bedarfsgerecht bereitstellen: z.B. für Branchen- oder Peergroup-Analysen.
Zudem sind die Steuerabteilungen unter Zugzwang. Beispiel Westaflex: "Die Abteilungen werden zunehmend mit zusätzlichen Aufgaben konfrontiert." Immer häufiger werden die Experten von ihrer Unternehmensleitung zur Abgabe von Zwischenberichten aufgefordert. Herkömmliche Softwarelösungen, bei denen dann noch mit Calc-Tabellen dazwischengefunkt wird, können das nicht leisten.... Wie sich die Zeiten ändern: Heute ist nicht nur das Papier ein Auslaufmodell. Sondern auch die Calc-Tabelle.
