Gemeinsam Gemeinkosten senken
Westaflex stellt voll-flexible Rohre her. Die Verpackungen für den Transport der Flexrohre verursachen daher sogenannte nicht-strategische Kosten - oder, wie es im Buchalterjargon heißt, Gemeinkosten. Dazu gehören: Müllabfuhr, Reisekosten, Gebäudereinigung, Büromaterial - und Verpackung.
Vor etwas mehr als vier Jahren versuchte Westaflex bereits, die Verpackungskosten in Eigenregie zu senken. "Mit mäßigem Erfolg", wie die Geschäftsführung feststellte. "Der erste Schritt war, sich einen Überblick zu verschaffen. Die Gemeinkosten sind aber ein grauer Sumpf", stöhnte das westfälische Familienunternehmen. Und deshalb scheiterte sein erster Anlauf. Angesichts der Einsparpotenziale hat Westaflex einen zweiten Versuch gestartet, um seine Gemeinkosten in den Griff zu bekommen - und sich dabei professionell beraten lassen. Gemeinsam sind die Kerkhoff Berater mit den Mitarbeitern von Westaflex die Reise-, Energie- und Abfallentsorgungskosten durchgegangen. In Workshops lernten die Mitarbeiter, wie man den eigentlichen Bedarf und die Kosten ermittelt und miteinander vergleicht. Dann halfen die Experten bei den Verhandlungen in den verschiedenen Bereichen.
Die Experten rechnen vor, dass ein Unternehmen seinen Gewinn um 48,5 Prozent steigern kann, wenn es seine nicht-strategischen Kosten um drei Prozent senkt und gleichzeitig seinen Umsatz um drei Prozent steigert. Und obwohl die meisten Mittelständler das wissen, fällt es ihnen schwer, die Gemeinkosten zu reduzieren. Der Grund: Im Gegensatz zu Konzernen fehlen ihnen meist die personellen Ressourcen. Oft besteht die Einkaufsabteilung aus einer Handvoll von Einkäufern, die sich auf die strategisch wichtigen Beschaffungsbereiche konzentrieren und einfach keine Kapazitäten mehr haben, die nicht-strategischen Kosten zu optimieren.
Die Betreuung der Geschäftsreisen hatte Westaflex beispielsweise mit American Express neu ausgeschrieben. Wegen der hohen Stromkosten verhandelte das Unternehmen mit dem Stromversorger und bekam günstigere Konditionen. Und auch die Abfallentsorgung ist nun billiger, weil Westaflex nachverhandelte. Zwischen 10 und 25 Prozent spart das Unternehmen nun in den einzelnen Kostenkategorien. Als Nächstes will Westaflex es erneut mit den Verpackungs- und Fuhrparkkosten versuchen, diesmal mit Beratung.
Hinzu kommt, dass vor allem kleinere Mittelständler mit ihren Lieferanten selten auf Augenhöhe verhandeln. Kleinteile fürs Büro bestellen oft die einzelnen Abteilungen - Mengenrabatte kommen so nicht zustande. Und wenn die Marketingabteilung Bleistifte bestellt, denkt niemand über Instrumente zur Kostenkontrolle nach. Dabei empfehlen Experten, auch diesen vermeintlich unbedeutenden Kleinkram auszuschreiben und Einstandspreise zu vergleichen, wenn man die Gemeinkosten senken will.
