Rechnung elektronisch
Interessanterweise ist das EDI-Verfahren der UN Welthandelsorganisation seit 1980 von derlei Beschränkungen grundsätzlich ausgenommen. Zur gegenseitigen Festlegung von Prüf- und Anforderungskatalogen gibt es partnerschaftliche EDI-Vereinbarungen über Kosten, Nachrichtenaufbau und Provider-Service-Level. Wenn es also um ein papierloses, bewährtes und auch als Mail-Gateway unterstütztes Verfahren für Rechnungen geht, ist EDIFACT die erste Wahl.
Aufgrund der langen Etablierung dieses weltweiten, branchenübergreifenden Standards, ist eine EDI-Schnittstelle zur automatischen Verarbeitung mittlerweile in allen namhaften ERP-Paketen enthalten. Porto-Ersparnis und zeitgleiche Zustellung selbstverständlich. Wer keine Zustellung der Dateninhalte im eigenen Unternehmen mangels EDI-Konverter erstellen kann, bucht sich diese Dienste bei einem Dienstleistungs-Provider. EDIFACT ist damit unabhängig von Landessprachen, Software und Übertragungsverfahren! Es erfordert einmalig die Festlegung der Datenbank-Inhalte und arbeitet fortan zu jeder Tages- und Nachtzeit.
Wenden wir uns noch einmal den Verkaufs-Argumenten der eMail-Rechnungs-Fans zu. Oft werden Umwelt-, Effizienz- und Kostenaspekte in Rundschreiben beworben. Natürlich auch aus dem Gesichtspunkt möglichst bald, möglichst viele Teilnehmer anzubinden, damit sich das Verfahren überhaupt lohnt. Dabei ist ein break-even für den VERSENDER wesentlich schneller, als für den Empfänger zu erreichen. Zumal die gesetzlichen Echtheits-Anforderungen für ABs und bspw das Mahnwesen nicht anzuwenden sind. Aus Sicht einer zentralen Fakturierung eignet sich besonders der Mailweg für Outsourcing und Rationalisierung - sofern "der Köder auch dem Fisch schmeckt."
Und hier liegt, im Gegensatz zur EDIFACT-Norm, "der Hund begraben". Ähnlich den unterschiedlichen Mail-Weiterleitungen und Reply-Antworten ist weder Nachrichten-Inhalt noch Anhang normiert. Man stelle sich allein vor, dass ein Excel-Anhang mal mehr, mal weniger Felder und eine wechselnde Zeilen-Reihenfolge pro Lieferant enthält. Ganz abgesehen von "der wundersamen Vermehrung" der Betreff-Zeilen, die eine automatische Vorsortierung unmöglich machen.
Aktuell erfahren wir ungefähr die Komplexität in der Durchsetzung der Gelangensbestätigung alias EU-Abliefernachweise für den berechtigten Vorsteuerabzug. Es fängt schon bei der Abfrage und Anschreiben zur Vorgangs- und NICHT Personen-Mail-Identität an. Aus einer erträumten Automatisierung wird ein vielfältiges Gebilde mit Mahnwesen und Archiv. Eine Amortisierung rückt in weite Ferne, wir freuen uns bereits, wenn keine zusätzliche Personalbindung durch neue Gesetzgebung erfolgt.
Zurück zur Mail-Rechnung und dem Begriff BPM (Business Process Management), der die auomatische Weiterverarbeitung und Kontierung "auf dem Papier" ermöglicht. Dazwischen liegen unzählige Berater-, Anschaffungs- und Test-Aufwände mit einem nicht garantierten Ausgang der Hoffnung auf zukünftige Einsparungen.
Und so trügt die Aussage nach Effizienz- und Umwelt-Aspekten so vieler Anschreiben, die nicht so gesetzlich reglementierte Vorgänge, wie Bestellungen als Mail, nun auf Rechnungen anwenden wollen. Zweifelsfrei hat Westaflex eine grosse Expertise im Fall von EDI-Rechnungen im Geschäftsbereich Handel und Zentralregulierung.
Sollten Anfragen nach dieser erprobten Verfahrenweise kommen, so helfen diese uns den EDI break-even zu erreichen. Wohl wissend, dass EDI-Inhalte natürlich über Mail gesendet werden können. Lediglich digitale Rechnungen als CSV- oder im PDF-Format sind abzuweisen; es sei denn, diese werden farbig ausgedruckt und wie Papierbelege behandelt und abgelegt.
Fazit: der deutschen Rechtsprechung unterliegend, sind verschiedentliche Betrachtungen sehr bürokratisch und von der Lebenserfahrung der Rechtsunsicherheit bei eGovernment, eBilanz, Elster und Co zu sehen. Statt Vignette möchten wir in Deutschland eben ein aufwendiges Mautbrücken-System mit OBU (onboard unit) für LKW und PKW .....
