INVOIC mit Signatur
Papierrechnungen verursachen bei einem hohen Rechnungsaufkommen immense Kosten. Ein Großteil der Kosten fällt bei Einsatz von EDI INVOIC weg, da das Porto und andere Aufwände für den Versand entfallen. Ebenso ist die Transportzeit ist beinahe gleich null. Für den Einsatz des sog. Headtrailer nach ISO 9735-5 sind jedoch im EDITEC Subset neue Signatur-Segmente USH, der Syntaxlevel 4 sowie das erweiterte Datumsformat notwendig.
Alternativ kann die Nachricht AUTACK nach ISO 9735-6 genutzt werden. Die manuelle Übertragung vom Papier in den Computer ist dann nicht mehr notwendig und die EDI-Nachricht kann gleich zur Archivierung genutzt werden. Dafür bedarf es jedoch einer Vorarbeit, denn die Rechnung darf nicht einfach als Text-Datei oder als Attachment verschickt werden, da dabei die Gefahr einer Manipulation nicht ausgeschlossen werden kann. Anstatt jedes Dokument mit einem gleich bleibenden Autogramm zu versehen, wird bei der qualifizierten elektronischen Signatur jeweils eine eigene Kennung, die gleichzeitig das Dokument und den Unterzeichner repräsentiert, erstellt. Nach dem Umsatzsteuergesetz ist damit die Authentizität und Integrität sichergestellt und vom Finanzamt anerkannt. Beim Empfänger werden die Signatur und der Inhalt entweder automatisch oder von einem Bearbeiter automatisch geprüft und freigegeben. Solch eine digitale Signatur ist die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, wenn auf Rechnungen in Papierform verzichtet wird.
Derzeit kommen in der SHK-Wirtschaft in den unterschiedlichsten Bereichen fortgeschrittene Signaturen tagtäglich zum Einsatz. Das größte und das am schnellsten wachsende Einsatzgebiet ist der Schutz von Geschäftsdokumenten vor Veränderung und zur Identifikation des Erstellers eines Geschäftsdokumentes (Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungsbestätigungen, Terminbestätigungen, Geschäftsbriefe, ... ).
Wichtig: Nur eine digitale Signatur, die auf einem Zertifikat eines Zertifizierungsanbieters beruht, stellt sicher, dass die Rechnung gegen nachträgliche Veränderungen geschützt und für den Rechnungsempfänger der Absender der Rechnung erkennbar ist.
In einer auf die qualifizierte, digitale Unterschrift abgestimmten EDI Rechnung wird jedes Nachrichten-Segment noch einmal gekapselt.
