La transmisión electrónica entre aplicaciones informáticas de documentos comerciales y administrativos normalizados.

De esta definición podemos extraer las siguientes características:

Transmisión Electrónica:

• Sin Papel: El comercio electrónico.

• Mínima intervención manual.

• Funciona a través de cualquier red telemática: RTC, IBERPAC, RDSI, etc.

Intercambio entre aplicaciones informáticas:

• De un ordenador a otro.

• De una aplicación a otra.

• Con la característica anterior conseguimos la eliminación de la doble introducción manual de datos.

Tipos de datos intercambiados:

• Económicos: Facturas, albaranes, peticiones de oferta, transferencias, etc.

• Los relativos al transporte.

• Los relativos a aduanas.

• Gestión conjunta de la producción.

• Relaciones con administraciones públicas.

Normalización de los datos:

• Formato de intercambio de datos, realizado previo acuerdo de las partes.

• Codificación de datos normalizada.

Una de las ventajas del EDI es la velocidad en la transmisión de documentos, además de que la persona que los recibe no necesita teclearlos para meterlos en su ordenador, con lo cual se evitan los numerosos errores que se producen con la transcripción de los datos, y el coste de papeleo.

Este proceso comienza con la petición de compra a los proveedores, después el proveedor me la envía y si le interesa a la empresa realizará la orden de pedido. Todo esto, mediante un procedimiento normal, tardaría de unos 15 a 20 días, sin embargo, mediante el EDI se puede realizar todo en una misma mañana. Se debe señalar que la orden de compra debe tener capacidad legal, es decir, debe ir acompañada de una garantía absoluta por parte de la empresa que compra.

Una vez realizada la orden de compra la empresa que adquiere debe realizar los avisos de expedición, de los cuales uno va al proveedor, otro a la empresa de transportes y otro a la oficina de aduanas, si fuera necesario, todos estos avisos se realizan, mediante el EDI, sin utilizar ningún papel. Cuando el pedido llega a la empresa, ésta comprobará su albarán, la factura será enviada por transferencia electrónica y el pago se realizará mediante transferencia bancaria. Como vemos, en este proceso no existe la utilización de papel, y es por el que se están decantando las empresas, hoy en día.

¿Cómo podemos verificar que la persona que realiza la orden de compra es quién dice ser? Para ello se han creado los CENTROS DE COMPENSACIÓN:

Cuando Westaflex cliente y un proveedor se quieren poner en contacto no se envían los documentos directamente del uno al otro, sino que estos documentos pasan primeramente por una tercera persona, los centros de compensación, los cuales actúan como intermediarios, verificando que el remitente del mensaje es quién dice ser, registra dicho mensaje y lo manda al destinatario, una vez recibe el destinatario el mensaje, el centro de compensación mandará un acuse de recibo al remitente. Así, los centros de compensación actúan como notarios electrónicos, traducen los mensajes y te permiten conectar con otras redes.

TIPOLOG?AS DE SISTEMAS EDI:

Podemos hablar de tres tipos de sistemas EDI:
Sistemas Individuales: Las primeras empresas que utilizaron el EDI de forma profesional fueron las empresas automovilísticas, en concreto la FORD. Con el EDI podían gestionar el stock de sus proveedores.

Sistemas Sectoriales: (ODETTE, CEFIC, EAN-CON, AECOM, COST, EDITEC, CADDIA, CD, SOSENET). Todas las empresas de un mismo sector trabajan con el EDI, lo cual implica la realización de una gestión de stocks para todo un sector, lo cual es preferible al anterior.

Sistemas Universales: el EDIFACT: Es un lenguaje universal, hecho para que se puedan intercambiar todos los documentos posibles entre empresas, para evitar el papel. Está realizado para que lo puedan utilizar todos los países, empresas, sectores, etc. Fueron las Naciones Unidas, las que desde 1.970 empezaron a utilizar este lenguaje.

EL UN/EDIFACT:

El UN/EDIFACT consiste en el intercambio electrónico de datos para la administración, el comercio y el transporte de las Naciones Unidas. Es un lenguaje que sirve para que cualquier documento enviado sea comprendido por cualquier ordenador del mundo.

Lenguaje EDIFACT: Palabras, sintaxis, y en base a ellas estructurar cada uno de los documentos comerciales mediante el cuadro clave. Se viene intentando desde 1.963 hasta que en 1.985 nacen los primeros Mensajes Normalizados de las Naciones Unidas, ampliándose el desarrollo a 131 modelos en 1.988, de los cuales ya están totalmente desarrollados para su utilización bajo EDI 51.

Entre los caracteres más comunes se encuentran:

• CONITT: Solicitud de propuesta.

• CONTEN: Oferta.

• CREADV: Informe de crédito de banco.

• CREEXT: Informe de crédito reservado en cuenta.

• CUSDEC: Declaración aduanera.

• CUSRES: Respuesta de aduana.

• DEBADV: Informe de débito en cuenta.

• DELFOR: Programa detallado de entrega del producto o servicio.

• DIRDEB: Autorización de pago al banco del cliente al banco del proveedor.

• IFTMAN: Aviso de llegada.

• INVOIC: Factura.

• INVRPT: Informe sobre inventarios de la empresa proveedora.

• ORDERS: Orden de compra.

• ORDRSP: Respuesta a la orden de compra.

• PAYORD: Orden de pago.

• PRICAT: Catálogo de precios.

Traducción a mensajes EDIFACT:

VENTAJAS DEL EDI:

VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL EDI:

VENTAJAS:

• Ventajas en la Gestión de la Documentación Comercial de la Empresa:

• Se destina menos tiempo, recursos humanos y financieros a tareas administrativas.

• Eliminación de papeleo:

• Cambio en la metodología del trabajo.

• Racionalización en el almacenamiento de documentos.

• Factor ecológico (No se necesita consumir papel).

• Se pueden eliminar hasta 40 documentos en papel por transacción.

• Eliminación de errores.

• Posibilidad de automatizar totalmente el control financiero, acelerando cobros y otras transacciones.

• Automatización de los asientos contables relacionados con la actividad comercial de la empresa.

Ventajas Logísticas:

• Mejor control del movimiento de mercancías.

• Mejor gestión de inventario.

• Mayor rapidez en las confirmaciones de ofertas y pedidos (muy útil en empresas con productos perecederos).

• Instrumento imprescindible en sistemas de fabricación que utilicen el JIT (Justo a Tiempo) o MRP.

• Ventajas en el transporte:

• Facilidad y rapidez en la tramitación de documentos.

• Automatiza totalmente las relaciones con las aduanas.

• Facilita al transporte la documentación de carácter fiscal y sanitario.

• Ventajas Comerciales y Estratégicas:

• Refuerza las relaciones y uniones estratégicas entre empresas: Misma filosofía y sistemas de información.

• Mejora la imagen y el servicio ante los clientes.

• Respuesta más rápida a las necesidades del mercado.

• Barrera de entrada para aquellas empresas que no utilicen EDI.

• Proporciona ventajas competitivas necesarias para mantenerse en algunos sectores. Incluso se ha llegado a decir, de forma un tanto extremista, que en el futuro “solo habrá dos tipos de empresa, las que apliquen el EDI y las que cierren?.

Ventajas Organizativas:

• Mejoran la facilidad de acceso, integración y calidad de la información en las empresas.

• Incrementa la disciplina interna en la formalización de los datos.

• Máxima integración información – informática.

• Propicia que los Sistemas de Información de la empresa se adapten a las empresas que han de enviar y recibir los datos.

• Se suele acompañar de la implantación de nuevas metodologías de organización de la información, como la mecanización de los flujos de trabajo.

• Genera un cambio cultural en la empresa.