Im schlimmsten Fall werden unsere Großhandelskunden ihre Ausstellungs- und Beratungsangebote irgendwann nicht mehr finanzieren können, weil der Handwerker dieses zwar nutzt, Teile seines Produkteinkaufs zukünftig aber über das Internet abwickeln könnte. Demnach ist die Versuchung der „Rosinenpickerei“ groß, doch das Handwerk, so die SHK-Meinung, „sollte nicht vergessen, dass es die Ausstellungen für das komplexere Geschäft weiterhin braucht.“

Im Fokus der Internet-Diskussion stehen bisher Endkunden-adressierte Angebote, vor allem aber entsprechende preisaggressive Angebote professioneller Internet- und Auktions-Plattformen. Weite Teile der SHK-Hersteller haben mittlerweile die Einsicht gewonnen, dass dieser Entwicklung nur durch strukturelle Veränderungen innerhalb des professionellen Vertriebswegs begegnet werden kann. Hierzu gehört insbesondere die Überlegungen zur Herabsenkung der kalkulatorischen auf heute im Durchschnitt erzielbare Margen, der Berechnung von Beratungsleistungen, die nicht in einem Auftrag münden und zur Durchsetzung notwendiger Stundenverrechnungssätze bei gleichzeitigem Verzicht auf eine Materialmargenanhebung.

Das kennen wir alle – Rechnungen, die uns als PDF oder Daten in einer E-Mail erreichen oder die wir uns selbst im Internet ausdrucken müssen, da die Geldabbuchung direkt über unsere Kreditkarte erfolgt. Elektronische Rechnungen sind im Zeitalter des Electronic-Business mehr als nur zeitgemäß. Der Versender spart an Aufwand und Kosten. Für alle betroffenen Unternehmen ist dieses ein weiterer Schritt in Richtung papierlose Verarbeitung von Geschäftsdokumenten. Steigende Kosten werden durch effizientere und schlankere Verwaltungsprozesse reduziert. Die Rechtsvorschriften zum Einsatz der elektronischen Signatur in Deutschland gehören dabei (leider) zu den am meisten regulierten innerhalb der EU.

Im Bereich von großen bis mittelgroßen Unternehmen ist der elektronische Datenaustausch seit Jahrzehnten in Benutzung. Durch die vielfältigen Varianten des EDI (electronic data interchange) und speziell EDIFACT konnten bereits große Einsparpotentiale ausgenutzt werden. Besonders wichtig ist, dass alle Rechnungen und Gutschriften (Format INVOIC) gemäß §§ 14, 14a UStG n.F., die keine Kleinbetragsrechnungen darstellen, gesetzliche Rechnungsinhalte enthalten müssen.

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) in Eschborn bieten einen für eBilling relevanten Leitfaden an, der Unternehmen die grundlegenden Informationen zum Thema elektronischer Rechnungsaustausch in die Hand gibt. Der Leitfaden ist in Papierform bestellbar und verschafft einen guten Überblick über das Thema.
Beschreibung des AWV:
“Jährlich versenden deutsche Unternehmen über 6 Milliarden Rechnungen. Dabei geht der Trend eindeutig in Richtung elektronischer Rechnungsaustausch. Vier von fünf Unternehmen nennen dabei Kostenvorteile als entscheidenden Grund für diesen Wechsel des Mediums für Rechnungen, denn es entfallen die Aufwendungen für Druck, Distribution und Porto. Dieser Leitfaden zeigt auf, welche umsatzsteuerrechtlichen Rahmenbedingungen beim Wechsel zur elektronischen Abrechung beachtet werden müssen und welche technischen und organisatorischen Lösungen verfügbar und einsetzbar sind. Darüber hinaus gibt er Hinweise auf die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechnungsaustausch?

EDIFACT ist der umfassendste und weltweit gebräuchlichste Standard, um strukturierten Nachrichten zwischen Anwendungssystemen unterschiedlicher Institutionen auszutauschen und wird unter anderem in der Form INVOIC - auch zum Versand von Rechnungen (invoice message) genutzt. Somit sind die elektronisch übermittelten Rechnungen entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder in Verbindung mit dem Mailbox X.400 Dienst vorsteuerabzugsbrechtigt!

Liegt eine Rechnung im Sinne des § 14 des Umsatzsteuergesetzes vor, kann diese auch elektronisch übermittelt werden. Ihre Echtheit muss dann aber durch eine qualifizierte elektronische Signatur und GoBS-konforme Aufbewahrung überprüfbar sein. Mit der Umsetzung der europäischen Richtlinien (Rechnungsrichtlinie) und der Rechtsprechung des europäischen Gerichtshofes und des Bundesfinanzhofes (BFH) zum unrichtigen und unberechtigten Steuerausweis durch das zweite Gesetz zur Änderung steuerlicher Vorschriften sind hier die Grundlagen für den elektronischen Rechnungsverkehr gelegt.

So muss auch bei einer vollständig elektronischen Abwicklung und einem elektronischen Rechnungsaustausch mittels EDIFACT eine elektronisch signierte Rechnung vorliegen, um eine konforme Rechnung nach dem UStG vorliegen zu haben. Erst dann kann ein Vorsteuerabzug für die übermittelten Beträge in Anspruch genommen werden. Sowohl für die Papierrechnung, als auch für die elektronische Rechnung gelten die gleichen Pflichtangaben.

Natürlich freue ich mich, wenn ein so prominentes Softwarehaus, wie SHD Themen der Prozessoptimierung immer wieder aufgreift und damit sicherlich insgesamt EDI zum Durchbruch verhilft. Meine Gedanken kreisen um „die geschichtliche Entwicklung von EDIFACT“ bei der ich denke, dass sie besonders Nachwuchspersonal im Handel und Industrie kaum bekannt sein mag.

Es war einmal...

Im Jahre 1947 gründeten die Vereinten Nationen eine Wirtschaftskommission für Europa (ECE). Die Bundesrepublik Deutschland gehört der ECE seit 1956 an und wurde 1974 Vollmitglied der UN-Völkerfamilie. Der in den 70er Jahren in Wirtschaft und Verwaltung einsetzende elektronische Datenaustausch führte dazu, dass sich auch die UN/ECE im Rahmen ihrer Arbeitsgruppe „Erleichterung von Verfahren im internationalen Handel“ (UN/ECE/WP.4) verstärkt mit diesem Thema befasste. Zielsetzung war dabei, den automatisierten Handelsaustausch durch Verwendung einheitlicher Datenelemnete, Codes, Syntax-Rgeln und Nachrichten-Typen zu erleichtern und zu beschleunigen. Die Syntax-Regeln sollten unabhängig von bestehenden Systemen und Hardware sein. Bei der Definition der Datenelemente, deren Feldlängen und Formaten wurden die an das UN-Rahmenmuster (UN-Layout Key) angepassten Dokumente zugrundegelegt. Dieses Rahmenmuster war bereits 1963 von der UN/ECE/WP.4 als Basis für die Angleichung sämtlicher Zoll-, Handels- und Transportdokumente entwickelt worden. Vertreter von DEUPRO und des Normenausschusses Bürowesen (NBü) im DIN waren aktiv an den Arbeiten beteiligt.

1981 wurde die erste Fassung der Syntax mit der Bezeichnung „Guidelines for Trade Data Interchange“ (GTDI) als Teil 4 des „Trade Data Interchange Directory“ (TDID) von der UN/ECE veröffentlicht. Diese Fassung wurde in den folgenden Jahren intensiv mit internationalen Experten in der UN/JEDI Group (UN-Joint Electronic Data Interchange) wesentlich verbessert und den neuesten Entwicklungen auf dem Gebiete des elektronischen Datenaustausches angepasst.

Die nunmehr vorliegende Fassung mit der Bezeichnung EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) stellt eine Synthese der früheren UN/ECE-Empfehlungen und den Normen des ANSI-X12 dar. Sie wurde im März 1987 von der UN/ECE/WP.4 in Genf verabschiedet und der internationalen Normungsorganisation ISO zur unverzüglichen Umsetzung in eine Norm zugeleitet.

Parallel zu deisen Aktivitäten wurde auf Anregung des DIN im Europäischen Komitee für Normung (CEN) ein Gremium eingerichtet, das – koordiniert mit UN/JEDI – die Entwicklung Europäischer Normen für den Einsatz von EDIFACT betreiben sollte. Die Arbeitsergebnisse führten zu Europäischen Normen (EN) oder Vornormen (ENV), die seither für die Normungsorganisation der EU- und EFTA-Mitgliedsstaaten verbindlich sind.

Die von ISO, CEN und DIN übernommene UN/ECE-Empfehlung der EDIFACT Syntax-Regeln wurden im September 1987 in Berlin vom ISO/TC 154 zur Internationalen Norm verabschiedet und mit Ausgabe 15. Juli 1988 als ISO 9735 veröffentlicht.

UN/ECE: Economic Commission for Europe of the United Nations (Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen für Europa)

DEUPRO = Ausschuss für die Vereinfachung internationaler Handelsverfahren der Bundesrepublik Deutschland mit Vorsitz im Bundesministerium für Wirtschaft

ANSI-X12 = Accredited Standard Commitee X12 for Electronic Business Data Interchange (EBDI) by the American National Standards Institute (ANSI)

Ein Handbuch mit international gebräuchlichen Handelsdatenelementen (Trade Data Elements Directory, TDED) wurde 1981 von der UN/ECE erstmals veröffentlicht und wird seitdem laufend ergänzt. Das UNTDED liegt seither gleichlautend auch als Internationale Norm ISO 7372 vor. Die UN/JEDI-Arbeitsgruppe hat Anfang Juli 1987 erstmalig die Richtlinien für die Entwicklung von Nachrichtentypen (Message Guidelines) und den einheitlichen Nachrichtentyp „Rechnung“ verabschiedet. Weitere Nachrichtentypen (UNSUM, Universal Standard Messages) sind daraus entstanden.

Die EDIFACT-Syntax ist bereits die Basis für verschiedene europäische Projekte des elektronischen Datenaustausches, u.a. im ODETTE-Projekt (Datenaustausch in der Automobil-Industrie), in COST 306 (Transportdatenaustausch), in der Chemie-Industrie (CEFIC) und der Eelktronik- und Computer-Industrie (EDIFICE). Nicht zu vergessen natürlich im SHK-Handel mit dem Subset EDITEC.

Die EG-Kommission unterstützt die UN/JEDI-Arbeiten ebenso wie die Entwicklung multinationaler, branchenspezifischer Anwendungen auf EDIFACT-Basis. Mit dem vom Ministerrat der EG im Oktober 1987 gebilligten Projekt TEDIS (Trade Electronic Data Interchange Systems) wurde noch einmal besonders der elektronische Datenaustausch im Geschäfts- und Handelsdatenverkehr gefördert, sowie eine Koordinierung durchgeführt.

Das Handbuch der Handelsdatenelemente (HdH) und die EDIFACT-Regeln wurden in den Gremien des Arbeitsausschusses 11 „Elektronischer Datenaustausch in Wirtschaft und Verwaltung“ des NBü im DIN bearbeitet. Mitglieder der Nbü-11-Gremien sind im Rahemen der DEUPRO-Delegation sowohl in der UN/JEDI-Arbeitsgruppe als auch in der für Datenelemente und den elektronischen Datenaustausch zuständigen UN/ECE-Expertengruppe tätig gewesen.

Das HdH wurde als Entwurf DIN ISO 7372, Ausgabe November 1985, die EDIFACT Syntax-Regeln als Entwurf DIN 16 556, Ausgabe Juli 1987, der Nachrichtentyp Rechnung als Entwurf DIN 16 561, Ausgabe April 1988 und das EDIFACT-Verzeichnis der Segmente als Entwurf DIN 16 558, Ausgabe April 1988 veröffentlicht. Die Herausgabe dieser Entwürfe als DIN-Norm folgte unwesentlich später.

Nun, da ich „meine Geschichte“ erzählt und die geschichtliche Entwicklung von EDIFACT dargelegt haben, fühle ich mich wohler. Wohler deshalb, weil ich weiss, dass mein Wissen und Erfahrung damit nicht verloren gehen wird. Und wohler wohl auch, da ich mir sicher bin, dass junge Generationen im Handel nicht sagen werden „EDI alter Hut“. EDI ist aktuell wie nie.