Ausgangssituation / Problemstellung

Trotz einer Vielzahl von Lösungen und Empfehlungen hinkt die elektronische Auftragsabwicklung und 

Auftrags- sowie Sendungsverfolgung noch weit hinter den technischen Möglichkeiten hinterher. Dies  

beruht zumeist auf heterogenen Lösungskomponenten, welche eine durchgängige Synchronisation 

von Material- und Informationsfluss gerade im Übergang zwischen Unternehmen erschweren.

So kennzeichnet zumeist der Lieferant seine Produkte und Versandeinheiten nach einem unternehmensinternen „Standard“.  Der Versand von EDI-gestützten Nachrichten stellt in diesem Kontext,  insbesondere bei Kleinstlieferanten, auch nicht die Regel dar. Somit ergeben sich auf Kundenseite  eine Vielzahl von Problemen bzw. Ineffizienzen. Beispiele hierfür sind:

+ Unklarer Inhalt von Versandeinheiten

+ Mehraufwand der Erfassung

+ Intransparenz bzgl. Verknüpfung von Auftrag und Lieferung 

+ Erhöhter Aufwand bspw. bei der Rechnungserstellung

+ Unzureichende elektronische Informationen bspw. der Stammdaten

+ manuelle Erfassung und Pflege

+ Mangelhafte Kennzeichnung von Produkt- und Versandeinheiten 

+ Umetikettierung zur internen Einlagerung

Zielsetzung

Im Rahmen des vom BMWi geförderten Forschungsprojektes WInD (Wandlungsfähige Produktionssysteme durch integrierte IT-Strukturen und dezentrale Produktionsplanung und -regelung) wurde diese Thematik mit verschiedenen Praxispartnern und Forschungseinrichtungen erörtert (Informationen zum Konsortium unter www.win-d.de). Die Diskussion mündete in der Absicht den Prozess sowie Möglichkeiten der standardisierten Kennzeichnung von Produkt- und Versandeinheiten in einer VDI-Richtlinie zu dokumentieren.

Ziel einer solchen Richtlinie ist es sowohl die Prozesse beim Lieferanten zu vereinheitlichen und somit 

effizienter zu gestalten, als auch die Aufwände beim Kunden bei der Vereinnahmung, als auch in der 

internen Logistik zu minimieren. Darüber hinaus ergeben sich durch die konsequente Anwendung 

einer solchen Systematik Potenziale über die gesamte Wertschöpfungskette. Ein überbetriebliches 

Tracking & Tracing könnte somit ebenso implementiert werden, wie eine detailliertere Planung und 

Steuerung von Produktions- und Logistikprozessen.

Lösungsansatz

Zur Hebung der geschilderten Potenziale bedarf es zweierlei Komponenten. Zum einen ist eine standardisierte Kennzeichnung der Produkt- und Versandeinheiten zwingend erforderlich. Um hier praxisnahe Lösungen zu implementieren und somit eine breite Akzeptanz in der Industrie zu erreichen, ist der Aufwand auf beiden Seiten so gering wie möglich zu halten. Eine standardisierte Dokumentation von Artikel- und Versandetiketten, die die Anforderungen der Industrie erfüllen, erscheint hier ein probates Mittel um diese Ziele zu erreichen. Darüber hinaus ist der Prozess, welcher sowohl die Kennzeichnung an sich, aber auch die Verwendung der ausgezeichneten Einheiten beim Lieferanten und beim Kunden sowie im überbetrieblichen Datenverkehr zu definieren. Die Verwendung automatischer Identifikationstechnologien (Barcode, DataMatrix oder RFID) erscheint hier ebenso gegeben, wie die klarschriftliche Kennzeichnung sowie die Nutzung in EDI-Nachrichten bspw. zur eindeutigen Übermittlung von Stammdaten zur weiteren Verwendung.

Notwendigkeit der Standardisierung

Die Standardisierung in einer VDI-Richtlinie hat aus Sicht der beteiligten Unternehmen und Forschungseinrichtungen einen hohen Stellenwert bzgl. Akzeptanz in der Industrie. Die Einschätzungen hinsichtlich Potenziale werden durchweg geteilt, jedoch erscheinen bestehende und bereits identifizierte Herausforderungen hinsichtlich Akzeptanz weiterhin als Hürde zur Optimierung der eigenen Prozesse. Somit erscheint die Dokumentation  einer „Prozess- und Gestaltungsempfehlung zur EDI-gestützten Anbindung von Lieferanten“  als sinnvoller  und notwendiger  Schritt zur Steigerung der Verbreitung und Akzeptanz standardisierter Lösungen im beschriebenen Kontext.

Im Maschinen- und Anlagenbau verbringt der Einkauf rund zwei Drittel seiner Arbeit mit

operativen Tätigkeiten, wie das Abtippen eingehender Dokumente in das ERP-System,

der Vergleich zwischen Soll und Ist, das Überprüfen von Abweichungen und Klärungen mit

Lieferanten. Ungefähr 30 Prozent der Zeit entfallen im Einkauf auf Terminverfolgung und

lediglich fünf Prozent der Arbeitszeit verbleiben für den strategischen Einkauf. Viele andere

Aufgaben kommen dadurch zu kurz.

Das größte Hindernis auf dem Weg zu einer effizienten Einkaufsabwicklung sind für viele

Unternehmen die Medienbrüche zwischen den Unternehmen: Die Daten sind zwar im

ERP-System des Kunden vorhanden, werden jedoch mittels Fax oder Mail übertragen und

müssen erneut in das ERP-System des Lieferanten eingegeben werden. Wer hier Zeit

sparen will, muss EDI einsetzen - wie es manche Unternehmen schon heute tun.

Die operativen Aufgaben lassen sich durch elektronische Kommunikation effizienter

bewältigen. Das Abtippen ist schließlich nicht die Kernkompetenz eines Einkäufers. Pro

Auftragsbestätigung kann man fünf bis zehn Minuten veranschlagen – Zeit, die für das

Unternehmen aber nicht wertschöpfend ist. Ähnliches gilt für die Eingabe von Stammdaten

und das Erstellen von Excel-Tabellen für den Angebotsvergleich.

In jedem Unternehmen ist das Ziel des Einkaufs, die gewünschten Teile rechtzeitig und

preisgünstig für die Produktion bereitzustellen. Die Auslastung des Einkaufs lässt es jedoch

nur bei A-Teilen zu, Verhandlungen zu führen und den Auftragsfortschritt kontinuierlich zu

kontrollieren. Bei B- und C-Teilen wird häufig mit kostenintensiven Sicherheitsbeständen

gearbeitet. Generell sind hohe Bestände daher ein Indiz für Zeitmangel im Einkauf. Arbeitet

der Einkauf effizienter, kann er die Erwartungen an ihn besser erfüllen. Durch EDI kann er

sich mehr auf die wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren.

Aus diesem Grund wurde der Übertragungsstandard „myOpenFactory“ entwickelt, der

nach dem Pareto-Prinzip mit einer möglichst geringen Anzahl von Feldern eine möglichst

große Anzahl von Geschäftsvorgängen abdecken kann. Dazu wurde myOpenFactory von

sämtlichen redundanten Feldern befreit. Bei einer Kommunikation über myOpenFactory

werden die Daten des Absenders zunächst in den myOpenFactory-Standard übertragen.

Für den Empfänger werden die Daten aus dem myOpenFactory-Standard dann wieder

in das jeweils benötigte Datenformat übermittelt. Durch den Zwischenschritt über den

myOpenFactory-Standard erreichen wir die sofortige Kompatibilität aller an der Plattform

angeschlossenen Firmen, so dass neue Geschäftspartner ohne ein aufwendiges EDI-Projekt

angebunden werden können. Man muss sich nur einmal mit der myOpenFactory-Plattform

kompatibel machen und kann sofort alle darauf vertretenen Unternehmen mit einem

geringen Aufwand in Kommunikation mit dem eigenen ERP-System einbinden. Zudem

besteht die Möglichkeit, kleinen Unternehmen, die kein eigenes ERP-System einsetzen, was

gerade aufgrund der Zuliefererstruktur im Maschinen- und Anlagenbau stark zutrifft, ein so

genanntes Cockpit zur Verfügung zu stellen. Mit diesem Web-Portal kann das Unternehmen

vollumfänglich an der elektronischen Kommunikation teilnehmen.

Das Ziel von „myOpenProductNavigator“ ist die Entwicklung einer DIN SPEC für den Produktdatenaustausch zwischen Online- (Kataloge, Konfiguratoren, Shops) und ERPSystemen. Damit soll die Möglichkeit geschaffen werden, den elektronischen Datenaustausch über Online-Kataloge auch für Unternehmen zu erschließen, welche eher mittelstandsgeprägte ERP-Systeme im Einsatz haben. Zudem soll für mittelständische ERPHersteller der erweiterte Zugang zu Internettechnologien ermöglicht werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass allein in Deutschland ca. 150 ERP-Systeme für produzierende Unternehmen im Einsatz sind. Dieser Tatsache wurde bereits im national geförderten BMBFVerbundprojekt „Open Factory“ Rechnung getragen, in dem in Form der DIN PAS 1074 ein Austauschformat für Stamm- und Bewegungsdaten der Auftragsabwicklung erarbeitet wurde.

Diese Spezifikation wird heute bereits in ca. 250 Unternehmen eingesetzt. Die weitere Verbreitung dieses Forschungsergebnisses würde augenscheinlich erheblich durch die Ergänzung eines Austauschformates für die Produktdaten beschleunigen. Im Detail trägt „myOpenProductNavigator“ maßgeblich dazu bei, den Medienbruch zwischen den elektronischen Katalogen und der internen Bestellabwicklung zu überwinden. Die starke Heterogenität des ERP-Marktes bietet gerade klein- und mittelständischen Unternehmen (KMU) des Deutschen Maschinen- und Anlagenbaus erstaunliche Potentiale im Hinblick auf die stark zunehmende Variantenvielfalt, eine auf Ihre Anforderungen angepasste Unternehmenssoftware zu nutzen. 

KMU nutzen zumeist aufgrund ihrer Unternehmensgröße nicht die großen ERP-Systeme sondern eher spezialisierte Branchenlösungen kleinerer ERP-Anbieter. Diese besitzen gerade für den klein- und mittelständischen Maschinenbau keinerlei Standardschnittstellen zu Onlinekatalogsystemen. Durch das Projektergebnis würde zum einen der Wettbewerb entzerrt, da kleinere ERP-Anbieter den entwickelten Standard in Form einer DIN SPEC nutzen könnten, um ihr Produktportfolio auszubauen. Des Weiteren haben die Kunden einen wesentlich besseren Zugang zu Produktdaten von Unternehmen. Das führt dazu, dass auch KMU wesentlich effizienter in ihrer elektronischen Auftragsabwicklung sein können.

Die angestrebte DIN SPEC schafft mehr Transparenz in den Beschaffungsprozessen, da zwischen der Suche, Auswahl und Konfiguration der Produkte sowie Lieferterminabfragen und der eigentlichen Bestellabwicklung keinerlei Informations- und Medienbrüche in der Wertschöpfungskette entstehen. Aufgrund fehlender Lösungen ergibt sich die Notwendigkeit zur Entwicklung eines einheitlichen Datenstandards für Katalogsysteme zum elektronischen Austausch von Produktdaten mit einer unbegrenzten Anzahl von Varianten in herstellerunabhängige ERPSysteme. Durch die standardisierte Übertragung der Produktinformationen werden Erfassungs- und Übertragungsfehler vermieden, wodurch erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden können. Durch einen einheitlichen Datenstandard ergeben sich einerseits für die Anbieter von ERP-Systemen als auch für die Anbieter von Online-Software ein erhebliches Innovationspotenzial: Die erleichterte Nutzung der Produktkataloge dürfte gerade im Maschinen- und Anlagenbau zu deutlichen Wachstumsraten und neuem Innovationspotenzial führen.

Die Unternehmen der Westa-Gruppe sind in den Geschäftsbereichen Schienenfahrzeugbau,

Automobilzulieferer, Sanitär-Großhandel, Projektgeschäft und Maschinenbau weltweit tätig. Westaflex,

mit Hauptsitz in Gütersloh, ist ein klassisches B2B-Unternehmen im Bereich Haustechnik und bietet von

Lüftungs- und Heizungssystemen die komplette Hausausstattung. Was das Unternehmen auszeichnet

ist seine hohe Affinität zu Social Media. Foren, Blogs, YouTube, soziale Netzwerke – Westaflex

kommuniziert auf allen Kanälen.

Für den Wechsel zu Google waren für Geschäftsführer Jan Westerbarkey hauptsächlich

Sicherheitsaspekte ausschlaggebend, wie z. B. die verschlüsselte Kommunikation und die Möglichkeit

zur ferngesteuerten Löschung vertraulicher Daten bei Verlust der Android-basierten Endgeräte.

Aber auch das Teilen von Informationen ist mit Google Apps for Business sicherer geworden. Der

Geschäftsführer erklärt das so: „Man kann den Grad der Vertraulichkeit von Dokumenten genauestens

einstellen: wer welchen Zugriff hat, wer bearbeiten darf – auch für Externe. Das ist entscheidend.“

Neben den Sicherheitsaspekten bietet besonders die Verfügbarkeit der Lösung dem Unternehmen

Vorteile bei der täglichen Arbeit. Mit den Mitarbeitern im Außendienst und externen Mitarbeitern

läuft die Kommunikation ausschließlich über die Cloud. Auch innerhalb des Unternehmens ist

sichergestellt, dass alle mit dem neuesten Datensatz arbeiten. So nutzt Westaflex Google Sites für das

Qualitätsmanagement. „Ich weiß, wie alles zusammenhängt und wie in welcher Abteilung der Stand an Fortschritt

ist. Bei Google sieht man die gesamte Chronik“, erklärt Dr.Westerbarkey. Auch die Zusammenarbeit

mit Handwerkern ist viel einfacher geworden. Diese können vor Ort einfach ein Foto von einem fehlenden

Teil machen und über das Handy direkt an ihren Ansprechpartner bei Westaflex schicken. Dieser bringt

das Teil dann beim Bauherrn vorbei. Darüber hinaus garantiert Westaflex seinen Handwerkern die

Angebotserstellung innerhalb einer Viertelstunde über Handy oder Tablet. Diese Arbeitsweise hat sich

als so effizient und einfach erwiesen, dass Westaflex Handwerkern auf Messen sogar einen kostenlosen

Tablet-PC oder ein kostenloses Smartphone zur ersten Bestellung dazu schenkt. Die Umstellung

auf Google war für Geschäftsführer Dr. Westerbarkey ein voller Erfolg: „Wir haben jetzt wieder Zeit,

uns um andere Projekte zu kümmern. Ohne Google Apps for Business würden wir im Tagesgeschäft

untergehen.“ Aber er sieht auch weiterhin Optimierungsbedarf. Mit den neuen Geräten und den

entsprechenden Apps ist es bereits möglich, dass z. B. Heizung und Lüftung miteinander kommunizieren.

Aber demnächst möchte das Unternehmen alles kombinieren und automatisieren. „Alles mit Google,“ so

Dr. Peter Westerbarkey.

Die Ergebnisse:

• Höhere Datensicherheit und eine einfachere Kommunikation unter Mitarbeitern und mit externen Partnern.

• Nutzung von Android-basierten Endgeräten besonders im Außendienst sowie kostenlose Vergabe von Tablet-PCs und Smartphones an Handwerkern. Umstellung auf Google Docs und Google Sites für die interne und externe Zusammenarbeit.

• Verbesserung der Arbeitsabläufe und der Reaktionszeiten durch die Echtzeit-Kommunikation mit Mitarbeitern im Außendienst, externen Mitarbeitern und Handwerkern sowie Maximierung der Datensicherheit.