Wenn ich morgens den Computer in meinem Büro im Büro anwerfe, dann finde ich darauf Dokumente, die sich auf den ersten Blick kaum von denen in anderen Büros nicht unterscheiden. Mit ein paar Klicks verschaffe ich mir einen Überblick über die laufenden Vorgänge, oder schaue mir im elektronischen Kalender die Termine an, die an diesem Tag anstehen. Der Unterschied zu anderen Unternehmen besteht allerdings darin, dass sich die Dokumente, auf die ich in Gütersloh zugreife, überhaupt nicht auf meinem Rechner befinden. Sie lagern vielmehr auf Google Servern, irgendwo auf der Welt, wo exakt, weiß auch ich nicht so genau. Ich blicke bei der Arbeit in eine "Cloud", eine Datenwolke, auf die alle Mitarbeiter unserer Niederlassung an allen Standorten des Unternehmens zur gleichen Zeit Zugriff haben. Der Suchmaschinenbetreiber gehört zu den Pionieren der neuen Technik und bietet mit seinen Google Apps eine Büroausstattung vom E-Mail-Programm über einen elektronischen Kalender, Textverarbeitung und Tabellenkalkulation bis hin zu einem Programm für Videokonferenzen an.

Die Westaflex-Handelsvertretungen gehören zu den ersten Anwendern im SHK-Bereich, die ihre Arbeitsweise auf das sogenannte Cloud Computing umgestellt haben. Geht es nach Branchenriesen, dann wird dieses Verfahren die nächste Revolution in der Computerwelt auslösen. Texte, Musikbibliotheken oder Filme werden künftig nicht mehr lokal auf einzelnen Rechnern, sondern auf den Servern großer Internetkonzerne gespeichert. Probleme mit zu kleinen Festplatten gehören damit weitgehend der Vergangenheit an. Doch damit nicht genug: Auch das Installieren von Bürosoftware, Grafikprogrammen oder auch Spielen über CDs und DVDs ist in Zukunft passé. Stattdessen rufen sich die Nutzer die Programme, die sie benötigen, direkt aus der Datenwolke ab. Die umständliche Synchronisierung der immer zahlreicher werdenden “elektronischen Spielzeuge” entfällt. Zudem ist beim Verlust eines Laptops nicht auch gleich die wertvollen Dokumente verloren.

Jeder hat beispielsweise immer die aktuellste Version einer Kalkulation auf dem Schirm. Bei Bedarf kann Westaflex auch Externen geschützten Zugang zu den gemeinsamen Dokumenten gewähren. "Unsere Kunden können sich dann in Echtzeit in Abstimmungsprozesse oder die Entwicklung eines Produktes integrieren", so Westaflex. "Das spart Zeit und vermindert Reibungsverluste." Für Privatanwender ist die Nutzung der Programme kostenlos, für Firmen fällt hingegen eine Gebühr von 40 Euro pro Jahr und Nutzer an.

In der aktuellen Version EDITEC 3.5 wird auch auf Positions-Ebene die Möglichkeit geboten, Zusatztexte als Bemerkungen für den Lieferanten mitzugeben. Wohlgemerkt mit Positions- und nicht als Kopf-Vermerk – gibt es die Variante IMD+ZU als Zusatztext zur Position, und IMD+SP für die nähere Spezifikation des Artikels. Auch genutzt zur verbalen Umschreibung einer zum Zeitpunkt der Bestellung nicht bekannten Ident-Nummer. Für die Textbausteine ist eine höchstens zehnmalige Wiederholung vorgesehen.

Wenn unsere SHK-Händler Albträume hätten, sähen sie wohl so aus: In den Niederlassungen sind ganze Sortimente ausverkauft, der Nachschub steckt im Stau. Zum Teil quellen aber die Lager über mit Sachen, die niemand kauft. Ganze Containerladungen mit Alt-Design-Produkten schaukeln auf Lastkraftwagen, weil keiner gemerkt hat, dass die neuen SHK-Modellreihen bereits Einzug gehalten haben.

Unsere Versandleiterin ist Logistik-Direktorin bei Westaflex, dem größten Standort der Westa-Gruppe mit Hauptsitz in Gütersloh. Sie tut alles, damit die Albträume unser Kunden nicht wirklich werden. Unser Konzern bemüht sich jeden Tag neu, die Abläufe im Unternehmen und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten immer weiter zu verbessern. Damit wollen unsere Disponenten und ihre Kollegen die leeren Regale, überfüllten Lager und veralteten Warengruppen ins Reich der Träume verbannen. Das Zaubermittel heißt Efficient Consumer Response (ECR) oder auch Vendor Managed Inventory (VMI), effiziente Reaktion auf Kundenbedürfnisse: Mittels elektronischer Systeme läuft das Bestellen von Westaflex SHK-Waren vollautomatisch. Das soll drohende Lücken in den Warenregalen vermeiden. Kleine Barcode-Etiketten auf unseren Kartons oder auf dem eigentlichen Produkt schlagen Alarm, wenn die gewünschte Mindestanzahl kritische Marke erreicht. Die Lager unser INVRPT-Handelskunden halten dank effizienter Vertriebsmethoden nur ein Minimum an Waren bereit.

Dabei erhält jede Ware ein Etikett mit Nummer, so dass sie sich schnell identifizieren und mit den Angaben in einem Computersystem vergleichen lässt. Bei rund einhunderttausend verschiedener Artikelvarianten im Westaflex-Sortiment hilft das System den Mitarbeitern, den Überblick zu behalten. Weiter gingen wir im Jahr 1996, als unsere Firma begann, Bestellungen und Rechnungen über ein elektronisches System abzuwickeln - eine Umgebung namens Electronic Data Interchange (EDI).

Vor zwei Jahren führte unsere Unternehmensgruppe zusammen mit unseren europäischen SHK-Handelspartnern das so genannte Crossdocking ein: Dabei schicken die Zulieferer zum Händler nur die benötigten Mengen, die sie durch elektronische Systeme übermittelt bekommen. Das Zwischenlagern entfällt. Der SHK-Händler verteilt die Ware direkt auf seine Filialen, die Lagerhaltungskosten sinken. Allein durch diese Maßnahme hat Westaflex die Logistikkosten für seine EDIFACT-Händler halbiert.

In den vergangenen Jahren hat der Hauptsitz in Gütersloh für seine Firmenmandanten seine automatisierten Geschäftsabläufe verfeinert - etwa die Abstimmung zwischen Zulieferer und Abnehmer. Damit bei der elektronischen Kommunikation zwischen den Unternehmen alles glatt läuft, sollten beide Seiten die gleichen Techniken nutzen. Doch nur die wenigsten unser 1.200 Lieferanten haben die VMI-Instrumente so umgesetzt wie Westaflex. "Alle großen Händler in Europa setzen zum Beispiel EDI-Elemente ein. Die Lieferanten haben solche Systeme aber meist nicht." Unsere Logistikleiterin erwartet, dass im laufenden Jahr rund 400 Lieferanten ihre Geschäfte mit Westaflex per EDI abwickeln - immerhin doppelt so viele wie im vorigen Jahr.

Von den automatisierten Abläufen der Geschäfte profitieren alle Parteien. Je mehr Unternehmen mitmachen, desto weniger Papier fällt an und desto weniger Kosten entstehen. Wenn sich mehrere Händler, Dienstleister und Lieferanten zusammentun, können sie gemeinsam Kosten sparen – beispielsweise mittels myOpenFactory.

VMI wird gerne als Wunderwaffe gegen die wachstumsstarken Baumärkte propagiert, die dem klassischen SHK-Grosshandel und der Industrie das Leben so schwer machen. Mit der "Efficient Consumer Response" wollen Handel und Hersteller gemeinsam die Bedürfnisse ihrer Kunden befriedigen. Denn die traditionellen und meist regionalen mittelständisch-familiengeführten Grosshändler, die durch die Discounter unter Druck geraten sind, haben bei Zeiten in die gemeinsame Zukunft investiert: mit denen sie in vielerlei Hinsicht erfolgreicher sind als die Konkurrenz aus dem klassischen 2-stufigen Vertriebsweg....

Wohl einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren, den unsere EDI-angebundenen SHK-Partner ausspielen können, ist das individuell-optimierte Angebot. Beim regionalen SHK-Grosshandelspartner der Westaflex kommen noch etwa 600 Produktvarianten hinzu sowie ständig wechselnde Aktionsware.

Dadurch können Westaflex Handelskunden und Westaflex ihre Warenströme weitaus besser kontrollieren. Die Prozesse beim INVRPT durch das straffe Sortiment einfach und klar strukturiert. Die meisten SHK-Kunden schätzen das Westaflex-System. Denn wir garantieren bestimmte tagesaktuelle Liefermengen und das ist häufig zuverlässiger als die Konkurrenz. Unsere SHK-Handelskunden müssen sich nicht einmal um die Präsentation der Ware kümmern, schließlich greift der Handwerker im Abhollager des Handels einfach Set-Kartons. In der Tat zeigen Handwerkerbefragungen, dass viele den Gang durch zum Vollsortimenter als angenehmer empfinden!

Einkäufer, Verbandslistungen und Konditionen dürfen niemals das Sortiment bestimmen, lautet ein Westaflex-Lehrsatz. Der SHK-Handwerker diktiere das Angebot.