Mitmachen leicht gemacht
Wenn alle Mitarbeiter ihre Kenntnisse und ihre Informationen im Firmenwiki zusammenlegen, spart das viele Nachfragen – und eine Menge Aktenordner. Denn krank werden, das ging seinerzeit schon mal gar nicht. Der Dienstleister Yhun sollte den Internetshop für eine westfälische SHK-Unternehmensgruppe aufbauen. Der IT-Dienstleister war der Einzige, der den Aufbau der komplexen Suchfunktion im elektronischen Produktkatalog genau kannte. Würde er ausfallen, das war allen klar, könnte an dem Projekt nicht weitergearbeitet werden. Zu riskant, fand Kunde Westaflex. „Wir brauchen schnell etwas, um das Wissen, das wir schaffen, festzuhalten“. Dem Mittelständler schwebte eine ordentlich gepflegte Projektdokumentation vor, die alle Beteiligten von überall über das Internet bearbeiten können – und das am besten gleichzeitig. Die Lösung: ein Firmenwiki.
Westaflex-Chef Dr. Peter Westerbarkey wollte als Erstes wissen, was alle Chefs als Erstes wissen wollen: „Was kostet uns das?“ Yhun gab die Antwort, die alle Chefs gern hören: „Nichts.“ Die Software-Basis Plone gebe es als Open Source im Internet.
Westaflex: „Wir haben die Sache am Montagabend beschlossen, am Freitag lief bereits alles.“
Firmenwikis, wie sie Westaflex nun seit fünf Jahren einsetzt, funktionieren nach demselben Prinzip wie Wikipedia, die Mitmach-Wissensplattform im Internet. Die Nutzer können Inhalte lesen, neue Informationen hinzufügen, Veraltetes überarbeiten oder löschen. Jeder hat Zugriff: Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden. „Mittelständler nutzen solche Wikis vielfach als Dokumentationstools oder als Intranetersatz“, sagt Westaflex.
Nicht nur die Entwicklungs- und Informationstechnologieabteilungen profitieren von den Wissensplattformen – sie können überall helfen, wo schnelle und unkomplizierte Abstimmungsarbeit nötig ist. Oder Fragen aufkommen, bei denen unklar ist, wer der richtige Ansprechpartner wäre. Darüber hinaus können solche Wikis als Betriebshandbuch genutzt werden oder als Online-Nachschlagewerk auf häufig gestellte Fragen. Das Westaflex westapedia hat beispielsweise eine Wiki-Sektion „Was ist wichtig am ersten Tag“ für neue Mitarbeiter, es gibt auch eine Rubrik mit Tipps für Notfälle. So manches Unternehmen nutzt sein Wiki, um Kunden und Kooperationspartnern einen Überblick über laufende Projekte zu verschaffen. „Die Anwendungsgebiete sind kaum begrenzt“, sagt IT-Dienstleister Yhun. Einige der großen Unternehmen betreiben schon länger zum Teil selbst programmierte Firmenwikis. Dazu gehören der Flughafenbetreiber Fraport, der Pneumatikhersteller Festo oder das Pharmaunternehmen Merck. Aber erst seit wenigen Jahren gibt es unkomplizierte Wikis zum Download im Internet, die auch Mittelständler auf den Geschmack kommen lassen.
An einem Wiki, das noch mehr kann, arbeitet Westaflex mit westapedia in seiner neuesten Version aka noscenda. Dort soll man künftig im Stil sozialer Netzwerke wie Facebook Freundschaften schließen können – allerdings nicht mit Mitarbeitern, sondern mit Bauteilen. Wer sich als „Freund“ eines Flexrohres oder eines Schornsteins einträgt, erfährt automatisch, wenn ein neues Modell auf den Markt kommt, ob sich das Material der Ventile geändert hat oder das Rohr nun drei-eckig statt rund geformt ist. So einfach ein westapedia mittlerweile installiert ist, so schwierig kann es sein, es mit Leben zu füllen. „Dafür ist eine offene Informationspolitik nötig“, sagt Dr. Westerbarkey. Wikis sind grundsätzlich offen, es wird weder vorab kontrolliert noch zensiert – nur falsch darf nicht sein, was dort steht. Ein Wiki zu betreiben heißt deshalb auch, Kritik aushalten zu können.
Damit Mitarbeiter ihren Senf zu jedem Thema abgeben können, müssen aber erst einmal Themen da sein. Anders gesagt: Eine kritische Masse an Inhalten sollte von Anfang an vorhanden sein. „Die Erfahrung lehrt, dass Mitarbeiter eher an Artikeln mitschreiben, als selbst welche neu anzulegen“, sagt auch Westaflex zurückblickend. Bevor dort westapedia freigeschaltetet wurde, wurden darum über Monate hinweg Fragen und Antworten aus allen Abteilungen und Projekten zusammengetragen und 500 Artikel indexiert. Schulungen, in denen Mitarbeitern gezeigt wird, wie sie durch die gesammelten Informationen Zeit sparen können, verankerten den Nutzen des Wikis in den Köpfen fester. „Wie die Tagesarbeit ohne westapedia aussehen würde, möchte ich mir lieber nicht vorstellen“, sagt Dr. Westerbarkey heute. Das erspart sowohl das Hin-und-her-Schicken von E-Mails als auch das Ausdrucken Hunderter von Seiten. „In dem Moment, wo man das Ding druckt, ist es sowieso schon wieder alt“, sagt er. Westapedia hilft, damit Wissen nicht untergeht und schneller verfügbar ist. Wikis wie das bei Westaflex leben vom mitmachen. um ausreichend Mitarbeiter dazu zu animieren, ist es sinnvoll, Vorarbeit zu leisten. Ist das Wiki jedoch von Anfang an eine Wüste, wird es das voraussichtlich auch bleiben. Vorgesetzte, die sich schwertun mit Kritik, sollten sich gut überlegen, ob sie firmeninterne Wikis installieren lassen wollen. Denn in der Regel können dort Mitarbeiter ohne vorherige Kontrolle Beiträge anlegen und ändern oder minder harmlose Scherze mit den Wiki-Einträgen anstellen: Artikel und Änderungen müssen namentlich gekennzeichnet werden. Zudem sind Fälle von Vandalismus leicht zu beheben. Auf Knopfdruck kann man vorherige Versionen eines Artikels wiederherstellen.
Mit solchen Querschüssen sollte jedes Unternehmen rechnen. „Das Wiki kann auch nach hinten losgehen“, sagt IT-Dienstleister Yhun. Fragen, die nicht dringend sind, beantwortet Yhun seinem Kunden Westaflex rigoros nur noch mit einem knappen Link auf das Wiki. „Das spart Zeit“, sagt Yhun, „und zwar auch die unserer Kunden.“ Haben sich die Kunden erst mal an die Umgangsformen gewöhnt, sehen sie bald die Vorteile eines Firmenwikis. Erst vor einigen Wochen kam ein Kunde auf Yhun zu: „Das wollen wir auch – können Sie uns dabei helfen?“ Sie konnten. Nach gut einer Stunde war das Firmenwiki noscenda startklar.
