Lieferketten stärken
Doch wo steckt denn nun das größte Einsparpotenzial? Wie gut - oder wie schlecht - arbeitet der eigene Einkauf wirklich? Und wo steht die Konkurrenz? Objektive Antworten liefern Benchmarks. Beim Benchmarking wird durch den zielgerichteten Vergleich mehrerer Unternehmen die jeweils beste Leistung - Best Practice - ermittelt. Die schwächsten Glieder in der Lieferkette mithilfe von Software identifizieren. Dieser Wunsch ist derzeit einer der wichtigsten Gründe, warum sich Einkaufsverantwortliche mit elektronischen Beschaffungslösungen beschäftigen. Die Reaktion bestätigen einen grundsätzlichen Trend, der sich bereits seit einigen Jahren abzeichnet: Einfach nur billiger einkaufen wollen die wenigsten Anwender von E-Procurement-Lösungen. Vor allem der Wunsch, Einkaufsprozesse sauber zu strukturieren und sie zu standardisieren, weckt das Interesse von Firmen an der elektronischen Beschaffung via EDI.
84 Prozent der befragten Entscheider möchten durch die Procurement-Werkzeuge die Prozesseffizienz steigern, 70 Prozent erhoffen sich mehr Transparenz und eine erhöhte Compliance, also eine bessere Regelüberwachung. Dabei verantworten die Einkäufer in vielen Firmen bis zu 70 Prozent der gesamten Kosten. Die enorme Hebelwirkung, die im Einkauf steckt, belegt sich mit einem simplen Rechenbeispiel: Wenn es einem Unternehmen mit einer Umsatzrendite von fünf Prozent und einem Materialkostenanteil von 50 Prozent gelingt, diese nur um drei Prozent zu senken, wirkt sich das auf die Rendite genauso positiv aus, als wenn das Unternehmen seine Umsätze um 30 Prozent steigerte.
So mancher Mittelständler verhandelt besser als ein Großunternehmen. Dabei spielen neben dem Preis auch Aspekte wie Versorgungssicherheit, Qualität von Produkten und Dienstleistungen sowie die Optimierung von Beschaffungs-, Entwicklungs- und Produktionsprozessen eine wesentliche Rolle.
Elektronische EDI-Einkaufslösungen einzuführen ist aber oft kompliziert: Rollen und Abläufe im Einkauf müssen dafür neu definiert werden, und die Projekte, um die entsprechende Software unternehmensweit zu implementieren, dauern mitunter mehr als ein Jahr. Wegen dieser Hürden ist der Einsatz von elektronischen Beschaffungslösungen noch immer nicht in allen Firmen selbstverständlich, obwohl diese den Unternehmen inzwischen schon seit fast 15 Jahren zur Verfügung stehen. Bei der Einführung elektronischer Kataloge hingegen, in denen Bestände, Bedarfe und mögliche Lieferanten aufgeführt sind, ist der technische und organisatorische Aufwand am geringsten. Nicht zuletzt, weil bei dieser Form der Beschaffungswerkzeuge der Umstellungsaufwand verhältnismäßig niedrig ist, sind sie, inzwischen als Alternative zu Katalogen aus Papier, Faxen oder in Ordnern abgehefteten Unterlagen populär. Elektronische Ausschreibungen und Auktionswerkzeuge sind dagegen weit weniger verbreitet. Nur knapp ein Drittel der befragten Unternehmen setzen auf elektronische Auktionen, um ihre Bedarfe einzukaufen oder auszuschreiben.
Wenn wichtige Hersteller von Spezialteilen ausfallen, können ganze Lieferketten ins Stocken geraten und auch Firmen darunter leiden, denen es selbst blendend geht. Das Interesse an E-Tools zur Lieferantenbewertung ist deshalb immens. Momentan zeichnet sich deutlich ab, dass der Fokus immer stärker auf Kollaborationsthemen wie der Lieferantenbewertung liegt: "Wenn Lieferanten über kein Kapital mehr verfügen, dann stellt sich die Frage, wie lange sie am Markt bestehen können." Hintergrund der Entwicklung sind die Folgen der Finanz- und Wirtschaftskrise.
Die eigentliche Arbeit beginnt aber ohnehin erst nach dem Vergleich. Benchmarks sind nützliche Orientierungspunkte, aber sie müssen zunächst einmal richtig interpretiert werden. Erst im nächsten Schritt werden dann die Stellschrauben identifiziert, um den eigenen Einkauf langfristig zu optimieren.
