Verkaufen. Es ist so banal und doch ein großes Geheimnis. Es ist so alltäglich und doch eine Kunst. Wir sind skeptisch gegenüber denen, die verkaufen. Wir begeben uns in ihre Hände und trauen ihnen nicht. Sind Verkäufer nicht Schmeichler, die einem nur Sachen andrehen? Ist Verkaufen überhaupt ein richtiger Beruf? Niemand kann sagen: Das war unsere Idee. Westaflex aber darf sagen: Wir wollen es zur Perfektion treiben. Bei Westaflex sind seine Außendienstler die roten Blutkörperchen. Die Nervenstränge, die die Signale des Marktes empfangen, sie an das Gehirn in Gütersloh oder an die jeweilige Landesgesellschaft weiterleiten. Aber stehen die Verkäufer nicht unter unmenschlichem Druck? Jein, würde man bei Westaflex wohl antworten. Wer verkauft, kann dort viel verdienen. Wer nicht verkauft, hat ein Problem und zwar nicht nur im Geschäftsfeld SHK.

Vielleicht war Leonhard Westerbarkey, der Gründer, Deutschlands erster richtiger Vertreter. Als er 1954 anfängt, ist er ein Lehrer in Not, gerade mit der Ausbildung fertig, der Vater ist gestorben. Leonhard Westerbarkey übernimmt mit seinem Bruder Ferdinand die L. & F. Westerbarkey – Fabrik für vollflexible Rohre in Gütersloh und zieht aus, um seine Ware an die Kundschaft zu bringen, wuchtet Handkarren voller Rohrmuster durch Schneematsch und Trümmer, fährt mit Musterkoffern durchs Land – und verkauft. Der Schlüsselmoment. (Was in der Hand liegt, weckt Interesse. Was Interesse weckt, wird verkauft.) „Ich gehe nie zuerst zum Chef“, erklärte er damals. „Jeder Chef sagt, er braucht nichts. Ich gehe zuerst in die Werkstatt.“ Was für eine Idee, sie klingt so einfach: Er wartet nicht, bis die Autohersteller, Maschinen- und Orgelbauer zu ihm kommen, er reist zu ihnen. Leonhard Westerbarkey versorgt das Wirtschaftswunder mit Material. Einfach gesagt hat das Unternehmen seit damals nichts anderes gemacht. Leonhard Westerbarkey hat Leute eingestellt, Deutschland durchdrungen, ist ins Ausland gegangen und hat: Maschinen zur Rohrherstellung verkauft. Dr. Peter Westerbarkey nennt vier Verben: Fragen. Bitten. Helfen. Befehlen. „Wir arbeiten dezentral in den Landesgesellschaften. Wenn es nicht läuft, werden wir zentral.“

Wenn alle Mitarbeiter ihre Kenntnisse und ihre Informationen im Firmenwiki zusammenlegen, spart das viele Nachfragen – und eine Menge Aktenordner. Denn krank werden, das ging seinerzeit schon mal gar nicht. Der Dienstleister Yhun sollte den Internetshop für eine westfälische SHK-Unternehmensgruppe aufbauen. Der IT-Dienstleister war der Einzige, der den Aufbau der komplexen Suchfunktion im elektronischen Produktkatalog genau kannte. Würde er ausfallen, das war allen klar, könnte an dem Projekt nicht weitergearbeitet werden. Zu riskant, fand Kunde Westaflex. „Wir brauchen schnell etwas, um das Wissen, das wir schaffen, festzuhalten“. Dem Mittelständler schwebte eine ordentlich gepflegte Projektdokumentation vor, die alle Beteiligten von überall über das Internet bearbeiten können – und das am besten gleichzeitig. Die Lösung: ein Firmenwiki.

Westaflex-Chef Dr. Peter Westerbarkey wollte als Erstes wissen, was alle Chefs als Erstes wissen wollen: „Was kostet uns das?“ Yhun gab die Antwort, die alle Chefs gern hören: „Nichts.“ Die Software-Basis Plone gebe es als Open Source im Internet.

Westaflex: „Wir haben die Sache am Montagabend beschlossen, am Freitag lief bereits alles.“

Firmenwikis, wie sie Westaflex nun seit fünf Jahren einsetzt, funktionieren nach demselben Prinzip wie Wikipedia, die Mitmach-Wissensplattform im Internet. Die Nutzer können Inhalte lesen, neue Informationen hinzufügen, Veraltetes überarbeiten oder löschen. Jeder hat Zugriff: Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden. „Mittelständler nutzen solche Wikis vielfach als Dokumentationstools oder als Intranetersatz“, sagt Westaflex.

Nicht nur die Entwicklungs- und Informationstechnologieabteilungen profitieren von den Wissensplattformen – sie können überall helfen, wo schnelle und unkomplizierte Abstimmungsarbeit nötig ist. Oder Fragen aufkommen, bei denen unklar ist, wer der richtige Ansprechpartner wäre. Darüber hinaus können solche Wikis als Betriebshandbuch genutzt werden oder als Online-Nachschlagewerk auf häufig gestellte Fragen. Das Westaflex westapedia hat beispielsweise eine Wiki-Sektion „Was ist wichtig am ersten Tag“ für neue Mitarbeiter, es gibt auch eine Rubrik mit Tipps für Notfälle. So manches Unternehmen nutzt sein Wiki, um Kunden und Kooperationspartnern einen Überblick über laufende Projekte zu verschaffen. „Die Anwendungsgebiete sind kaum begrenzt“, sagt IT-Dienstleister Yhun. Einige der großen Unternehmen betreiben schon länger zum Teil selbst programmierte Firmenwikis. Dazu gehören der Flughafenbetreiber Fraport, der Pneumatikhersteller Festo oder das Pharmaunternehmen Merck. Aber erst seit wenigen Jahren gibt es unkomplizierte Wikis zum Download im Internet, die auch Mittelständler auf den Geschmack kommen lassen.

An einem Wiki, das noch mehr kann, arbeitet Westaflex mit westapedia in seiner neuesten Version aka noscenda. Dort soll man künftig im Stil sozialer Netzwerke wie Facebook Freundschaften schließen können – allerdings nicht mit Mitarbeitern, sondern mit Bauteilen. Wer sich als „Freund“ eines Flexrohres oder eines Schornsteins einträgt, erfährt automatisch, wenn ein neues Modell auf den Markt kommt, ob sich das Material der Ventile geändert hat oder das Rohr nun drei-eckig statt rund geformt ist. So einfach ein westapedia mittlerweile installiert ist, so schwierig kann es sein, es mit Leben zu füllen. „Dafür ist eine offene Informationspolitik nötig“, sagt Dr. Westerbarkey. Wikis sind grundsätzlich offen, es wird weder vorab kontrolliert noch zensiert – nur falsch darf nicht sein, was dort steht. Ein Wiki zu betreiben heißt deshalb auch, Kritik aushalten zu können.

Damit Mitarbeiter ihren Senf zu jedem Thema abgeben können, müssen aber erst einmal Themen da sein. Anders gesagt: Eine kritische Masse an Inhalten sollte von Anfang an vorhanden sein. „Die Erfahrung lehrt, dass Mitarbeiter eher an Artikeln mitschreiben, als selbst welche neu anzulegen“, sagt auch Westaflex zurückblickend. Bevor dort westapedia freigeschaltetet wurde, wurden darum über Monate hinweg Fragen und Antworten aus allen Abteilungen und Projekten zusammengetragen und 500 Artikel indexiert. Schulungen, in denen Mitarbeitern gezeigt wird, wie sie durch die gesammelten Informationen Zeit sparen können, verankerten den Nutzen des Wikis in den Köpfen fester. „Wie die Tagesarbeit ohne westapedia aussehen würde, möchte ich mir lieber nicht vorstellen“, sagt Dr. Westerbarkey heute. Das erspart sowohl das Hin-und-her-Schicken von E-Mails als auch das Ausdrucken Hunderter von Seiten. „In dem Moment, wo man das Ding druckt, ist es sowieso schon wieder alt“, sagt er. Westapedia hilft, damit Wissen nicht untergeht und schneller verfügbar ist. Wikis wie das bei Westaflex leben vom mitmachen. um ausreichend Mitarbeiter dazu zu animieren, ist es sinnvoll, Vorarbeit zu leisten. Ist das Wiki jedoch von Anfang an eine Wüste, wird es das voraussichtlich auch bleiben. Vorgesetzte, die sich schwertun mit Kritik, sollten sich gut überlegen, ob sie firmeninterne Wikis installieren lassen wollen. Denn in der Regel können dort Mitarbeiter ohne vorherige Kontrolle Beiträge anlegen und ändern oder minder harmlose Scherze mit den Wiki-Einträgen anstellen: Artikel und Änderungen müssen namentlich gekennzeichnet werden. Zudem sind Fälle von Vandalismus leicht zu beheben. Auf Knopfdruck kann man vorherige Versionen eines Artikels wiederherstellen.

Mit solchen Querschüssen sollte jedes Unternehmen rechnen. „Das Wiki kann auch nach hinten losgehen“, sagt IT-Dienstleister Yhun. Fragen, die nicht dringend sind, beantwortet Yhun seinem Kunden Westaflex rigoros nur noch mit einem knappen Link auf das Wiki. „Das spart Zeit“, sagt Yhun, „und zwar auch die unserer Kunden.“ Haben sich die Kunden erst mal an die Umgangsformen gewöhnt, sehen sie bald die Vorteile eines Firmenwikis. Erst vor einigen Wochen kam ein Kunde auf Yhun zu: „Das wollen wir auch – können Sie uns dabei helfen?“ Sie konnten. Nach gut einer Stunde war das Firmenwiki noscenda startklar.

Mit den Anschlägen vom 11. September 2001 hat die Bedrohung durch den internationalen Terrorismus eine neue Dimension angenommen. Der Schutz vor weiteren Attentaten und die Bekämpfung der (potentiellen) Täter sind seither Themen von zentraler Bedeutung. Auch für unsere Unternehmensgruppe, sowie unseren Kunden und Lieferanten. Die Handels-, Finanz- und Zahlungsrestriktionen greifen tief in die Geschäftsabläufe ein. Unternehmen, die auch die USA als Absatzmarkt haben oder dort gar über Tochterunternehmen verfügen, sind zudem darauf angewiesen, nicht mit dem US-Gesetzgeber in Konflikt zu geraten. Auch sind diverse US-Listen zu beachten.

Vielen Unternehmern ist derzeit jedoch nicht bewusst, dass die Beschäftigung sanktionierter Personen und auch die Zusammenarbeit mit entsprechend gelisteten Geschäftspartnern strafbar ist, obwohl die Prüfungen von sanktionierten Personen und Firmen auch unabhängig von der Notwendigkeit zur Prüfung der Güter, Käufer- und Bestimmungsländer, sowie den Verwendungszwecken eingesetzt werden müssen, da es sich hierbei um gesetzliche Vorgaben für alle Geschäfte auch innerhalb der eigenen Landesgrenzen handelt. Des weiteren gibt es einen Erlass des Bundesministeriums für Finanzen, wonach bei Außenwirtschaftsprüfungen in den Unternehmen der Prüfungsdienst zur Mitwirkung verpflichtet wurde und die Verordnungen bei Prüfungsmaßnahmen einzubeziehen sind. Bei Feststellung von Verstößen drohen empfindliche Strafen bis hin zu langjährigen Freiheitsstrafen. Hier rückt vor allem eine Haftung der Unternehmensleitung selbst bei Unterlassung entsprechender organisatorischer Maßnahmen in den Fokus.

Ein Unternehmen ist dazu verpflichtet, bei Einstellung neuer Mitarbeiter im Vorfeld zu überprüfen, ob der potentielle Mitarbeiter, bzw. der Geschäftspartner gem. EU-Verordnung 2580/2001 und 881/2002 zur Bekämpfung des Terrorismus auf entsprechenden Warnlisten steht. Diese Verordnungen verpflichten jedes Unternehmen unabhängig von der Firmengröße, vor Einstellung eines Bewerbers die Daten mit denen in der Sanktionsliste aufgeführten Namen und Adressen abzugleichen. Werden diese Bedingungen nicht eingehalten und es kommt zur Auszahlung von Lohn/Gehalt an einen verdächtigen Mitarbeiter, dann muss der Unternehmer mit einer Haftstrafe sowie dem Einzug seines Vermögens rechnen. Darüber hinaus besteht die Gefahr, zukünftig selbst auf der Terrorwarnliste zu stehen. Eine Straftat liegt jedoch erst dann vor, wenn das erste Gehalt bzw. der erste Lohn an den Mitarbeiter ausgezahlt wurde.

Die EU-Verordnungen 2580/2001 und 881/2002 zur Bekämpfung des Terrorismus besagen konkret, dass es verboten ist, terrorristischen Organisationen und Einzelpersonen Vermögenswerte (also auch Lohn/Gehalt) und Finanzdienstleistungen zur Verfügung zu stellen. Jedes Unternehmen ist somit verpflichtet, die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung seiner Geschäftskontakte zur Erkennung und Verhinderung von verbotenen Geschäftsbeziehungen in die Unternehmensabläufe zu integrieren.

Boykott- oder Sanktionslisten sind Adress-Daten von terrorverdächtigen Personen, welche nicht beschäftigt werden dürfen bzw. Organisationen oder Firmen, mit denen nicht zusammengearbeitet werden darf. Sanktionslisten werden bspw. im Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Über Fuzzy-Logic können Ähnlichkeiten zwischen einer überprüften Adresse und einem Sanktionslisteneintrag erkannt werden. Mit der Definition eines Schwellwerts (Sensitivity-Control) wird vorgeben, wie genau eine Adresse mit einem Sanktionslisteneintrag mindestens übereinstimmen muss. Dazu berücksichtigt unser Phonetik-Check unterschiedliche Schreibweisen (Meyer, Meier, Mayer, Mair), die sich z. B. aus Schreibfehlern oder der Transliteration arabischer Namen in das lateinische Alphabet ergeben können. Typographische Varianten (Großbuchstaben, Kleinschreibung) werden ebenso berücksichtigt wie Abkürzungen und Wortumstellungen.

Wir haben uns intensiv in das Thema Compliance eingearbeitet und bieten ab sofort komfortable und integrierte Prüfmaßnahmen auf unser eigenen Software-Warenwirtschaft zur Überprüfung der Daten innerhalb der Prozesskette an. Denn mit den geltenden Antiterrorverordnungen der EU, Schweiz und den USA hat sich für die Wirtschaft Entscheidendes verändert. Mit den geltenden Antiterrorverordnungen der EU, Schweiz und den USA hat sich für die Wirtschaft Entscheidendes verändert. Im Kern bedeutet dies: Jede Lieferung innerhalb Deutschlands, der EU oder in ein Drittland – egal ob in die Schweiz, nach Hongkong oder in die USA – muss entsprechend kontrolliert werden. Es ist zu untersuchen, ob der Empfänger eine Namensidentität zu einer in den Listen genannten Personen aufweist bzw. einem genannten Unternehmen nahe steht. Aber auch alle Binnenmarkt-und Inlandsgeschäfte müssen geprüft werden, da sich die Verbote der Verordnungen eben nicht auf bestimmte Länder, Regionen oder Waren beziehen, sondern auf Personen und Organisationen – ein verbotener Geschäftskontakt kann überall stattfinden, auch in Deutschland.

Begleitet von entsprechenden Arbeits- und Organisationsanweisungen mit Benennung klarer Verantwortlichkeiten und Workflows in unserem Hause erreichen Sie bei Lieferungen und durch Dienstleistung aus unser Unternehmensgruppe eine weitreichende Absicherung Ihrer eigenen Geschäftsprozesse. Die westa gruppe setzt zur routinemäßigen Überprüfung von Mitarbeitern ein EDV-gestütztes Verfahren ein, den sogenannten Security Check. Hier werden die Verbotslisten zentral verwaltet, die Protokollierung aller Prüfvorgänge organisiert und der gesamte Compliance-Prozess gesteuert. Personenbezogene Daten (Vor- und Zuname, Geburtsdatum, Herkunftsland, Wohnort und Straße) werden dabei mit einer von der EU und den US veröffentlichten Personen- und Firmenembargoliste verglichen; die „Treffer" (z.B. Übereinstimmung/Ähnlichkeiten im Namen) werden herausgefiltert, um die Beschäftigung Terrorverdächtiger bei unser Firmengruppe auszuschließen. Täglich erfolgt über die „westa Sanktionslistenprüfung" eine automatische Überprüfung sämtlicher Neueinstellungen, Aufträge, Bestellungen und situative Lieferanschriften-Änderung. Es erfolgt eine lückenlose und revisionssichere Dokumentation aller getätigten Abfragen.

Sollten tatsächlich Übereinstimmungen vorliegen, erfolgt eine Meldung. Die Unternehmen der westa gruppe fordern eine AEO Compliance Ihrer Dienstleister, Besuchergruppen und Lieferanten und protokollieren, sowie dokumentieren die automatisierte Anschriften-Überprüfung.