SHK-Westaflex: Herr Eichenbrenner, was macht ein „EDI Clearing Center“ – vielleicht ins Verständliche übersetzen? Da wir es im SHK-Handel nicht immer mit englisch kundigen Experten zu tun haben.

Eichbrenner: Ein EDI-Clearing-Center verbindet auf elektronische Weise die verschiedenen Verarbeitungssysteme ihrer Auftraggeber mit denen der jeweiligen Geschäftspartner. Geschäftsdaten wie Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen usw. werden von dem SHK-Handel in einem beliebig strukturierten Daten-Format angeliefert und erreichen die Partner nach der Konvertierung im EDI-Clearing-Center via EDI, also dem elektronischen Datenaustausch, entweder im EDIFACT-, VDA-, Odette-, XML- oder einem individuellen Inhouse-Format. Dieses gilt auch im umgekehrten Sinne. Soll heißen, die für den Auftraggeber bestimmten Nachrichten werden bspw. von er.com, dem EDI-Clearing-Center der SHK-Branche, angenommen, konvertiert und an ihn weitergeleitet. Oder einfach gesagt ein EDI-Clearing-Center ist eine Datendrehscheibe mit den Funktionen Empfangen, Erkennen, Übersetzen und Verteilen von Daten.

SHK-Westaflex: Was genau ist Ihre Tätigkeit und Aufgabe?

Eichenbrenner: Ich bin Geschäftsführer des er.com EDI-Clearing und mein spezifisches Aufgabengebiet (und meine Leidenschaft) liegt im Bereich der Kundenberatung und Kundenbetreuung. Ich bin der Ansprechpartner für die jeweiligen Geschäftspartner, die ihre Geschäftsdaten schon elektronisch austauschen oder das künftig möchten. Somit bin ich auch das Bindeglied zwischen den unterschiedlichen strukturierten Partnern und den mehr oder weniger reglementierten IT-Systematiken.

SHK-Westaflex: Wissen Sie auch, wie der SHK-Großhandel tickt?

Eichenbrenner: Da ich langjährige praktische Erfahrung in diesem Beruf und den Branchen Lebensmittel- und Bekleidungshandel habe, glaube ich das durchaus. Auch unsere 16-jährige Erfahrung in den Aufgabengebieten Planen, Neuentwicklung, Schulung, Betriebsorganisation, Kundenberatung/-betreuung usw. von einigen Großhandels-ERP-Systemen nützt mir natürlich in meiner jetzigen Funktion.

SHK-Westaflex: Sie waren dadurch lange Zeit Beobachter in verschiedenen Branchen. Welchen Eindruck haben Sie von der Akzeptanz von EDIFACT und EDITEC mitgenommen?

Eichenbrenner: Ich habe einen sehr guten Eindruck mit nach Hause genommen. Mir schien, dass alle Teilnehmer sehr interessiert an dem Geschäftsdatenaustausch auf Basis vom EDIFACT und darin nach dem Subset EDITEC waren. Besonders der SHK-Handel überlegt zur noch deutlicheren Marktdurchdringung Strafgebühren sollte ein Lieferant noch auf herkömmlichem, statt elektronischem Wege kommunizieren.

SHK-Westaflex: Aber es gab durchaus erkennbaren Widerspruch nach dem Motto: Der elektronische Datenaustausch läuft noch nicht rund, weil die Herstellerfirmen nicht alle mitmachen. Wie sehen Sie das?

Eichenbrenner: Ja, das fiel mir auch auf, dass insgesamt die umfangreichen Möglichkeiten und den daraus resultierenden Nutzen von EDIFACT bzw. EDITEC noch nicht optimal umgesetzt werden. Dieses gilt sowohl für die SHK-Lieferanten, wie auch für den SHK-Großhandel und deren Verbände. Wenn der SHK-Handel sich seiner Einkaufsmacht, wie aus der Automobil-, Lebensmittel- oder Holzbranche bekannt, bewußt wäre, wäre sicherlich schon eine europaweite EDI-Durchdringung erreicht.

Wir, als EDI-Clearing-Center, bieten unsere Dienstleistung u.a. dem Bekleidungs- und dem SHK-Großhandel, aber auch der Industrie an, beraten und betreuen beide Seiten. Dadurch sitzen wir zwar ab und an auch zwischen den Stühlen, erhalten aber durch die beiderseitige Dienstleistung einen guten Überblick zu den jeweiligen Anforderungen und können somit auch beide Parteien im gemeinsamen Sinne betreuen.

SHK-Westaflex: Das stellen wir uns jetzt gerade bildhaft vor. Wie geht das?

Eichenbrenner: Ich glaube, dass eine effektive EDI-Nutzung speziell von EDITEC in beiden Bereichen, Großhandel und Industrie, möglich ist. Es braucht hier sicher ein Entgegenkommen, denn praktiziertes EDI basiert auf dem Geben und Nehmen von Informationen, und dafür ist EDITEC von der ARGE Neue Medien das geeignete Werkzeug. Denn EDITEC ist vom Praktiker für den Praktiker geschaffen worden. Ich meine, dass die eigentliche Problematik nicht an EDIFACT bzw. EDITEC liegt, sondern an den nicht ausgeschöpften Möglichkeiten der jeweiligen Backend-Systeme. Die Sender- und Empfänger-ERP-Systeme müssen auch in der Lage sein, Daten abzugeben und aufzunehmen. Was sie auch oft sind.

SHK-Westaflex: Wie weit kann dieser Datenaustausch denn gehen?

Eichenbrenner: Überwiegend wird heute der Geschäftsvorfall Bestellungen vom 3-stufigen SHK-Großhandel an die Industrie verwendet. Die Bestellbestätigung und/oder die Liefermeldung, also zurück von der Industrie an den Großhandel im SHK-Markt, sind leider noch nicht sehr verbreitet, obwohl es dadurch sehr pragmatische Vorteile gibt. Auch die elektronischen Rechnungen, die in unserem EDI-Clearing-Center einen hohen Stellenwert einnehmen, werden insgesamt zu wenig genutzt. Dieses waren nur die vier Grundnachrichtentypen. Eine Ausweitung auf weitere Nachrichtentypen wie Zahlungsavise oder Lagerbestandsberichte ist EDI-technisch auch möglich.

SHK-Westaflex: Warum brauchen die beteiligten Unternehmen eigentlich Dienstleister wie Sie, kann man die Daten nicht direkt ohne Clearingstelle austauschen?

Eichenbrenner: Die beteiligten Unternehmen brauchen nicht unbedingt einen Dienstleister. Jedes Unternehmen kann sich einen eigenen Konverter anschaffen und das EDI-Geschäft damit selbst abwickeln. Trotzdem sollte der Aufwand einer EDI-Einführung nicht unterschätzt werden. Denn ein EDI-System wird nicht einfach gekauft, installiert und der Datenaustausch kann beginnen.

SHK-Westaflex: Sondern? Haben Sie einige Kriterien für unsere Leser?

Eichenbrenner: Jeder Entscheider sollte sich zunächst folgende Fragen stellen: Soll EDI in Eigenregie oder als Outsourcing eingeführt und betrieben werden? Welche Investitionen und Betriebskosten sind für diese Alternativen zu erwarten? Zu den Kosten, die mit der EDI-Einführung entstehen, lassen sich keine pauschalen Angaben machen. Zu unterschiedlich sind Umfang und Art des Einsatzes. Er sollte jedoch mit Kosten für folgende Komponenten bzw. Dienstleistungen rechnen: EDI-System (Soft- und Hardware), Kosten für Kommunikationsdienstleister, Kosten für Wartung und Pflege des EDI-Systems und Personalkosten. Sie bilden den größten Posten für den Eigenbetrieb und hängen stark vom Umfang der Arbeiten ab, die durch das eigene Personal oder auch Fremdpersonal abgedeckt werden müssen. Das gilt für folgende Tätigkeiten: Vorbereitung, Schulung, Installation und Konfiguration, Operation der eigenen Hard- und Software, Analyse und Beseitigung von Fehlern im System (Hard- und Software, Datenaustausch), Erarbeitung, Änderung bzw. Anpassung der Konvertierungsprogramme, Parametrisierung des Systems durch neue oder geänderte Partneranbindungen und Vertretung (Urlaub, Krankheit usw.). Zu bedenken ist dabei auch, dass eigene EDI-Systeme nur dann wirtschaftlich sind, wenn sie über einen längeren Zeitraum leicht zu warten bzw. bedienen sind. Denn EDI-Nachrichten und die EDI-Syntax sind dynamisch und unterliegen daher laufender Anpassungen.

SHK-Westaflex: Was rechnet sich denn nun eher/besser?

Eichenbrenner: Die Entscheidung für ein EDI-Clearing-Center ist fast immer kostengünstiger, weil keine Investitionen in Soft- und Hardware (Konverter) bzw. Administration und Wartung, keine zusätzlichen Personalkosten, eine schnelle Einführung von EDI durch Experten gegeben ist, eine schnelle und sichere Teilnahme am EDI-Verfahren Realität ist und minimale Kosten, da die Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung erfolgt. Somit kann jedes Unternehmen von den Vorteilen des elektronischen Datenaustausches EDI profitieren, ohne dafür eigenes Know-how aufbauen und Ressourcen bereitstellen zu müssen.

SHK-Westaflex: Welche Standards wird es künftig geben, und welche Ergebnisse hat die ARGE Neue Medien in der Normierung in diesem Zusammenhang erzielt?

Eichenbrenner: Die EDI-Nachrichtenform EDIFACT mit dem Subset EDITEC.

Denn EDIFACT steht seit vielen Jahren als Synonym für den branchenübergreifenden internationalen EDI-Standard und hat sich als Datenaustauschformat weltweit durchgesetzt und die Anbindung weiterer EDI-Partner mittels EDIFACT gestaltet sich bei bereits vorhandenen EDIFACT-Implementierungen als relativ kostengünstig. Und EDITEC, denn dieses ist ein auf die Bedürfnisse des Sanitärgroßhandels und der SHK-Industrie zugeschnittenes Regelwerk. Da der Ursprung von EDITEC noch ein wenig theoretisch war und die praktische EDIFACT-Nutzung inzwischen neue Erfahrungen gebracht hat, haben sich ein Arbeitskreis der ARGE rund um EDITEC und Prozess-Optimierung gebildet. Diese Arbeitskreise und Expertengremien haben auf Basis der bisherigen Kenntnis und der praktischen Erfahrung der Teilnehmer, aus SHK-Handel und -Industrie, den EDITEC-Standard entscheidend ergänzt. Durch den pragmatischen Einsatz des neuen und aktuellen EDITEC-Standards werden die Prozesse schlanker, sicherer und effektiver. Dieses gilt nicht nur für die aktuellen EDIFACT-Anwender, sondern auch für die zukünftigen „EDIalisten“ in der Sanitärwirtschaft.

Ausgangssituation / Problemstellung

Trotz einer Vielzahl von Lösungen und Empfehlungen hinkt die elektronische Auftragsabwicklung und 

Auftrags- sowie Sendungsverfolgung noch weit hinter den technischen Möglichkeiten hinterher. Dies  

beruht zumeist auf heterogenen Lösungskomponenten, welche eine durchgängige Synchronisation 

von Material- und Informationsfluss gerade im Übergang zwischen Unternehmen erschweren.

So kennzeichnet zumeist der Lieferant seine Produkte und Versandeinheiten nach einem unternehmensinternen „Standard“.  Der Versand von EDI-gestützten Nachrichten stellt in diesem Kontext,  insbesondere bei Kleinstlieferanten, auch nicht die Regel dar. Somit ergeben sich auf Kundenseite  eine Vielzahl von Problemen bzw. Ineffizienzen. Beispiele hierfür sind:

+ Unklarer Inhalt von Versandeinheiten

+ Mehraufwand der Erfassung

+ Intransparenz bzgl. Verknüpfung von Auftrag und Lieferung 

+ Erhöhter Aufwand bspw. bei der Rechnungserstellung

+ Unzureichende elektronische Informationen bspw. der Stammdaten

+ manuelle Erfassung und Pflege

+ Mangelhafte Kennzeichnung von Produkt- und Versandeinheiten 

+ Umetikettierung zur internen Einlagerung

Zielsetzung

Im Rahmen des vom BMWi geförderten Forschungsprojektes WInD (Wandlungsfähige Produktionssysteme durch integrierte IT-Strukturen und dezentrale Produktionsplanung und -regelung) wurde diese Thematik mit verschiedenen Praxispartnern und Forschungseinrichtungen erörtert (Informationen zum Konsortium unter www.win-d.de). Die Diskussion mündete in der Absicht den Prozess sowie Möglichkeiten der standardisierten Kennzeichnung von Produkt- und Versandeinheiten in einer VDI-Richtlinie zu dokumentieren.

Ziel einer solchen Richtlinie ist es sowohl die Prozesse beim Lieferanten zu vereinheitlichen und somit 

effizienter zu gestalten, als auch die Aufwände beim Kunden bei der Vereinnahmung, als auch in der 

internen Logistik zu minimieren. Darüber hinaus ergeben sich durch die konsequente Anwendung 

einer solchen Systematik Potenziale über die gesamte Wertschöpfungskette. Ein überbetriebliches 

Tracking & Tracing könnte somit ebenso implementiert werden, wie eine detailliertere Planung und 

Steuerung von Produktions- und Logistikprozessen.

Lösungsansatz

Zur Hebung der geschilderten Potenziale bedarf es zweierlei Komponenten. Zum einen ist eine standardisierte Kennzeichnung der Produkt- und Versandeinheiten zwingend erforderlich. Um hier praxisnahe Lösungen zu implementieren und somit eine breite Akzeptanz in der Industrie zu erreichen, ist der Aufwand auf beiden Seiten so gering wie möglich zu halten. Eine standardisierte Dokumentation von Artikel- und Versandetiketten, die die Anforderungen der Industrie erfüllen, erscheint hier ein probates Mittel um diese Ziele zu erreichen. Darüber hinaus ist der Prozess, welcher sowohl die Kennzeichnung an sich, aber auch die Verwendung der ausgezeichneten Einheiten beim Lieferanten und beim Kunden sowie im überbetrieblichen Datenverkehr zu definieren. Die Verwendung automatischer Identifikationstechnologien (Barcode, DataMatrix oder RFID) erscheint hier ebenso gegeben, wie die klarschriftliche Kennzeichnung sowie die Nutzung in EDI-Nachrichten bspw. zur eindeutigen Übermittlung von Stammdaten zur weiteren Verwendung.

Notwendigkeit der Standardisierung

Die Standardisierung in einer VDI-Richtlinie hat aus Sicht der beteiligten Unternehmen und Forschungseinrichtungen einen hohen Stellenwert bzgl. Akzeptanz in der Industrie. Die Einschätzungen hinsichtlich Potenziale werden durchweg geteilt, jedoch erscheinen bestehende und bereits identifizierte Herausforderungen hinsichtlich Akzeptanz weiterhin als Hürde zur Optimierung der eigenen Prozesse. Somit erscheint die Dokumentation  einer „Prozess- und Gestaltungsempfehlung zur EDI-gestützten Anbindung von Lieferanten“  als sinnvoller  und notwendiger  Schritt zur Steigerung der Verbreitung und Akzeptanz standardisierter Lösungen im beschriebenen Kontext.

Im Maschinen- und Anlagenbau verbringt der Einkauf rund zwei Drittel seiner Arbeit mit

operativen Tätigkeiten, wie das Abtippen eingehender Dokumente in das ERP-System,

der Vergleich zwischen Soll und Ist, das Überprüfen von Abweichungen und Klärungen mit

Lieferanten. Ungefähr 30 Prozent der Zeit entfallen im Einkauf auf Terminverfolgung und

lediglich fünf Prozent der Arbeitszeit verbleiben für den strategischen Einkauf. Viele andere

Aufgaben kommen dadurch zu kurz.

Das größte Hindernis auf dem Weg zu einer effizienten Einkaufsabwicklung sind für viele

Unternehmen die Medienbrüche zwischen den Unternehmen: Die Daten sind zwar im

ERP-System des Kunden vorhanden, werden jedoch mittels Fax oder Mail übertragen und

müssen erneut in das ERP-System des Lieferanten eingegeben werden. Wer hier Zeit

sparen will, muss EDI einsetzen - wie es manche Unternehmen schon heute tun.

Die operativen Aufgaben lassen sich durch elektronische Kommunikation effizienter

bewältigen. Das Abtippen ist schließlich nicht die Kernkompetenz eines Einkäufers. Pro

Auftragsbestätigung kann man fünf bis zehn Minuten veranschlagen – Zeit, die für das

Unternehmen aber nicht wertschöpfend ist. Ähnliches gilt für die Eingabe von Stammdaten

und das Erstellen von Excel-Tabellen für den Angebotsvergleich.

In jedem Unternehmen ist das Ziel des Einkaufs, die gewünschten Teile rechtzeitig und

preisgünstig für die Produktion bereitzustellen. Die Auslastung des Einkaufs lässt es jedoch

nur bei A-Teilen zu, Verhandlungen zu führen und den Auftragsfortschritt kontinuierlich zu

kontrollieren. Bei B- und C-Teilen wird häufig mit kostenintensiven Sicherheitsbeständen

gearbeitet. Generell sind hohe Bestände daher ein Indiz für Zeitmangel im Einkauf. Arbeitet

der Einkauf effizienter, kann er die Erwartungen an ihn besser erfüllen. Durch EDI kann er

sich mehr auf die wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren.

Aus diesem Grund wurde der Übertragungsstandard „myOpenFactory“ entwickelt, der

nach dem Pareto-Prinzip mit einer möglichst geringen Anzahl von Feldern eine möglichst

große Anzahl von Geschäftsvorgängen abdecken kann. Dazu wurde myOpenFactory von

sämtlichen redundanten Feldern befreit. Bei einer Kommunikation über myOpenFactory

werden die Daten des Absenders zunächst in den myOpenFactory-Standard übertragen.

Für den Empfänger werden die Daten aus dem myOpenFactory-Standard dann wieder

in das jeweils benötigte Datenformat übermittelt. Durch den Zwischenschritt über den

myOpenFactory-Standard erreichen wir die sofortige Kompatibilität aller an der Plattform

angeschlossenen Firmen, so dass neue Geschäftspartner ohne ein aufwendiges EDI-Projekt

angebunden werden können. Man muss sich nur einmal mit der myOpenFactory-Plattform

kompatibel machen und kann sofort alle darauf vertretenen Unternehmen mit einem

geringen Aufwand in Kommunikation mit dem eigenen ERP-System einbinden. Zudem

besteht die Möglichkeit, kleinen Unternehmen, die kein eigenes ERP-System einsetzen, was

gerade aufgrund der Zuliefererstruktur im Maschinen- und Anlagenbau stark zutrifft, ein so

genanntes Cockpit zur Verfügung zu stellen. Mit diesem Web-Portal kann das Unternehmen

vollumfänglich an der elektronischen Kommunikation teilnehmen.

Das Ziel von „myOpenProductNavigator“ ist die Entwicklung einer DIN SPEC für den Produktdatenaustausch zwischen Online- (Kataloge, Konfiguratoren, Shops) und ERPSystemen. Damit soll die Möglichkeit geschaffen werden, den elektronischen Datenaustausch über Online-Kataloge auch für Unternehmen zu erschließen, welche eher mittelstandsgeprägte ERP-Systeme im Einsatz haben. Zudem soll für mittelständische ERPHersteller der erweiterte Zugang zu Internettechnologien ermöglicht werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass allein in Deutschland ca. 150 ERP-Systeme für produzierende Unternehmen im Einsatz sind. Dieser Tatsache wurde bereits im national geförderten BMBFVerbundprojekt „Open Factory“ Rechnung getragen, in dem in Form der DIN PAS 1074 ein Austauschformat für Stamm- und Bewegungsdaten der Auftragsabwicklung erarbeitet wurde.

Diese Spezifikation wird heute bereits in ca. 250 Unternehmen eingesetzt. Die weitere Verbreitung dieses Forschungsergebnisses würde augenscheinlich erheblich durch die Ergänzung eines Austauschformates für die Produktdaten beschleunigen. Im Detail trägt „myOpenProductNavigator“ maßgeblich dazu bei, den Medienbruch zwischen den elektronischen Katalogen und der internen Bestellabwicklung zu überwinden. Die starke Heterogenität des ERP-Marktes bietet gerade klein- und mittelständischen Unternehmen (KMU) des Deutschen Maschinen- und Anlagenbaus erstaunliche Potentiale im Hinblick auf die stark zunehmende Variantenvielfalt, eine auf Ihre Anforderungen angepasste Unternehmenssoftware zu nutzen. 

KMU nutzen zumeist aufgrund ihrer Unternehmensgröße nicht die großen ERP-Systeme sondern eher spezialisierte Branchenlösungen kleinerer ERP-Anbieter. Diese besitzen gerade für den klein- und mittelständischen Maschinenbau keinerlei Standardschnittstellen zu Onlinekatalogsystemen. Durch das Projektergebnis würde zum einen der Wettbewerb entzerrt, da kleinere ERP-Anbieter den entwickelten Standard in Form einer DIN SPEC nutzen könnten, um ihr Produktportfolio auszubauen. Des Weiteren haben die Kunden einen wesentlich besseren Zugang zu Produktdaten von Unternehmen. Das führt dazu, dass auch KMU wesentlich effizienter in ihrer elektronischen Auftragsabwicklung sein können.

Die angestrebte DIN SPEC schafft mehr Transparenz in den Beschaffungsprozessen, da zwischen der Suche, Auswahl und Konfiguration der Produkte sowie Lieferterminabfragen und der eigentlichen Bestellabwicklung keinerlei Informations- und Medienbrüche in der Wertschöpfungskette entstehen. Aufgrund fehlender Lösungen ergibt sich die Notwendigkeit zur Entwicklung eines einheitlichen Datenstandards für Katalogsysteme zum elektronischen Austausch von Produktdaten mit einer unbegrenzten Anzahl von Varianten in herstellerunabhängige ERPSysteme. Durch die standardisierte Übertragung der Produktinformationen werden Erfassungs- und Übertragungsfehler vermieden, wodurch erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden können. Durch einen einheitlichen Datenstandard ergeben sich einerseits für die Anbieter von ERP-Systemen als auch für die Anbieter von Online-Software ein erhebliches Innovationspotenzial: Die erleichterte Nutzung der Produktkataloge dürfte gerade im Maschinen- und Anlagenbau zu deutlichen Wachstumsraten und neuem Innovationspotenzial führen.