Westaflex stellt voll-flexible Rohre her. Die Verpackungen für den Transport der Flexrohre verursachen daher sogenannte nicht-strategische Kosten - oder, wie es im Buchalterjargon heißt, Gemeinkosten. Dazu gehören: Müllabfuhr, Reisekosten, Gebäudereinigung, Büromaterial - und Verpackung.

Vor etwas mehr als vier Jahren versuchte Westaflex bereits, die Verpackungskosten in Eigenregie zu senken. "Mit mäßigem Erfolg", wie die Geschäftsführung feststellte. "Der erste Schritt war, sich einen Überblick zu verschaffen. Die Gemeinkosten sind aber ein grauer Sumpf", stöhnte das westfälische Familienunternehmen. Und deshalb scheiterte sein erster Anlauf. Angesichts der Einsparpotenziale hat Westaflex einen zweiten Versuch gestartet, um seine Gemeinkosten in den Griff zu bekommen - und sich dabei professionell beraten lassen. Gemeinsam sind die Kerkhoff Berater mit den Mitarbeitern von Westaflex die Reise-, Energie- und Abfallentsorgungskosten durchgegangen. In Workshops lernten die Mitarbeiter, wie man den eigentlichen Bedarf und die Kosten ermittelt und miteinander vergleicht. Dann halfen die Experten bei den Verhandlungen in den verschiedenen Bereichen.

Die Experten rechnen vor, dass ein Unternehmen seinen Gewinn um 48,5 Prozent steigern kann, wenn es seine nicht-strategischen Kosten um drei Prozent senkt und gleichzeitig seinen Umsatz um drei Prozent steigert. Und obwohl die meisten Mittelständler das wissen, fällt es ihnen schwer, die Gemeinkosten zu reduzieren. Der Grund: Im Gegensatz zu Konzernen fehlen ihnen meist die personellen Ressourcen. Oft besteht die Einkaufsabteilung aus einer Handvoll von Einkäufern, die sich auf die strategisch wichtigen Beschaffungsbereiche konzentrieren und einfach keine Kapazitäten mehr haben, die nicht-strategischen Kosten zu optimieren.

Die Betreuung der Geschäftsreisen hatte Westaflex beispielsweise mit American Express neu ausgeschrieben. Wegen der hohen Stromkosten verhandelte das Unternehmen mit dem Stromversorger und bekam günstigere Konditionen. Und auch die Abfallentsorgung ist nun billiger, weil Westaflex nachverhandelte. Zwischen 10 und 25 Prozent spart das Unternehmen nun in den einzelnen Kostenkategorien. Als Nächstes will Westaflex es erneut mit den Verpackungs- und Fuhrparkkosten versuchen, diesmal mit Beratung.

Hinzu kommt, dass vor allem kleinere Mittelständler mit ihren Lieferanten selten auf Augenhöhe verhandeln. Kleinteile fürs Büro bestellen oft die einzelnen Abteilungen - Mengenrabatte kommen so nicht zustande. Und wenn die Marketingabteilung Bleistifte bestellt, denkt niemand über Instrumente zur Kostenkontrolle nach. Dabei empfehlen Experten, auch diesen vermeintlich unbedeutenden Kleinkram auszuschreiben und Einstandspreise zu vergleichen, wenn man die Gemeinkosten senken will.

In der Automobilindustrie findet sich kaum mehr eine Radkappe, an die die großen Hersteller und damit unsere selbst noch Hand anlegen. Armaturenbrett, Bordelektronik, Innenraumausstattung – bald dürfte die Anzahl der Lieferanten die Menge der in einem Fahrzeug verbauten Hauptkomponenten erreichen. Noch nie war die Zahl der Akteure in den automobilen Entwicklungs- und Produktionsprozessen so groß wie heute. Damit die vielen Köche nach möglichst gleichem Rezept kochen, braucht es leistungsstarke IT-Systeme und einen permanenten Informationsabgleich: Sensible CAD-/CAM-Daten tauschen Hersteller mit ihren Entwicklungspartnern schon länger über elektronische Portale aus. Jetzt folgt das Produktionsumfeld mit Materialbestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheindaten auf dem Fuß. Die Zahl der Transaktionen allerdings ist hier um ein Vielfaches höher. Auch hier stellt sich die Frage: selbst machen oder einkaufen? Gehört es zu den Kernaufgaben und -kompetenzen von DaimlerChrysler, BMW oder Audi, unternehmensübergreifend den elektronischen Datenaustausch mit zigtausend Lieferanten zu planen und sicher zu betreiben?

Jeder Automobilhersteller, der einen eigenen EDI-Converter betreibt, unterhält quasi sein eigenes Telefonnetz mit seinen eigenen Teilnehmern. Gerade in der Automobilindustrie ist die Überlappung der eingerichteten Verbindungen extrem hoch. Ein von vielen Herstellern beauftragter Zulieferer wie Bosch hat praktisch für jeden seiner Kunden einen eigenen Kommunikationsanschluss.

Der Anteil an elektronisch abgewickelten Geschäftsprozessen liegt hier zu Lande allerdings mit 80 Prozent schon recht hoch. Die in der deutschen Industrie weit verbreiteten Inhouse-EDI-Lösungen gehören damit zu den rentabelsten Sachanlagen überhaupt. Jeder Unternehmensleiter würde eine vergleichbar wirtschaftliche Anschaffung im Produktionsbereich sich erhoffen. Gerade weil für die erfolgreiche Nutzung einer EDI-Lösung unternehmensübergreifende Akzeptanz nötig ist, bietet sich EDI geradezu an. Vergleiche mit anderen Branchen zeigen die Richtung auf: In netzwerkorientierten Märkten wie Strom oder Telekommunikation gibt es immer einen zentralen Dienstleister, der die Infrastrukturaufgabe übernimmt – nur so können Skaleneffekte eintreten, die allen Teilnehmern zugute kommen.

Die hohe Menge der abgewickelten automotive EDI Transaktionen – rund eine Milliarde pro Jahr – führt zu Stückpreisvorteilen, die selbst ein großer Handelskonzern allein nicht annähernd für sich allein erzielen könnte. Hauptaufgabe ist die Vermittlung zwischen den verschiedenen Anforderungen der Kommunikationspartner. Die Inhalte der vielen tausend EDI-Nachrichten werden automatisch so formatiert, dass angeschlossene Unternehmen diese weiterbenutzen können. Dieser „Dolmetscherservice“ steht auf Abruf bereit und wird seit jeher verbrauchsorientiert je Transaktion abgerechnet. Die Nutzung der EDI-Funktionalitäten und einzelner Prozessbausteine ist flexibel und passt sich stets dem Geschäftsverlauf an. Unternehmen greifen auf EDIFACT zu und tauschen über Datenleitung all jene Informationen aus, die sie zur Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse benötigen. Wie bei der Strom- und Wasserversorgung steht ihnen das Leistungsmerkmal EDI immer exakt in der benötigten Menge zur Verfügung.

„Unser nächstes Ziel ist es, unternehmensindividuelle Kosteneinsparungen zu einem volkswirtschaftlichen Gesamtnutzen zu verbinden“, verdeutlicht Westaflex und ruft den Start einer neuen Brancheninitiative SHK aus. Mit EDI für alle ermöglicht Westaflex Unternehmen und Lieferanten eine sprunghafte Elektronisierung ihrer Geschäftsprozesse. Weg mit Papier, Brief und Fax, hin zur elektronischen Kommunikation. Wie hoch das Rationalisierungspotenzial ist, belegen aktuelle Studien: Knapp eine Milliarde Euro könnte allein die SHK-Industrie in Deutschland jährlich einsparen, würde sie die Möglichkeiten von EDI noch konsequenter nutzen.