Interessanterweise ist das EDI-Verfahren der UN Welthandelsorganisation seit 1980 von derlei Beschränkungen grundsätzlich ausgenommen. Zur gegenseitigen Festlegung von Prüf- und Anforderungskatalogen gibt es partnerschaftliche EDI-Vereinbarungen über Kosten, Nachrichtenaufbau und Provider-Service-Level. Wenn es also um ein papierloses, bewährtes und auch als Mail-Gateway unterstütztes Verfahren für Rechnungen geht, ist EDIFACT die erste Wahl.

Aufgrund der langen Etablierung dieses weltweiten, branchenübergreifenden Standards, ist eine EDI-Schnittstelle zur automatischen Verarbeitung mittlerweile in allen namhaften ERP-Paketen enthalten. Porto-Ersparnis und zeitgleiche Zustellung selbstverständlich. Wer keine Zustellung der Dateninhalte im eigenen Unternehmen mangels EDI-Konverter erstellen kann, bucht sich diese Dienste bei einem Dienstleistungs-Provider. EDIFACT ist damit unabhängig von Landessprachen, Software und Übertragungsverfahren! Es erfordert einmalig die Festlegung der Datenbank-Inhalte und arbeitet fortan zu jeder Tages- und Nachtzeit.

Wenden wir uns noch einmal den Verkaufs-Argumenten der eMail-Rechnungs-Fans zu. Oft werden Umwelt-, Effizienz- und Kostenaspekte in Rundschreiben beworben. Natürlich auch aus dem Gesichtspunkt möglichst bald, möglichst viele Teilnehmer anzubinden, damit sich das Verfahren überhaupt lohnt. Dabei ist ein break-even für den VERSENDER wesentlich schneller, als für den Empfänger zu erreichen. Zumal die gesetzlichen Echtheits-Anforderungen für ABs und bspw das Mahnwesen nicht anzuwenden sind. Aus Sicht einer zentralen Fakturierung eignet sich besonders der Mailweg für Outsourcing und Rationalisierung - sofern "der Köder auch dem Fisch schmeckt."

Und hier liegt, im Gegensatz zur EDIFACT-Norm, "der Hund begraben". Ähnlich den unterschiedlichen Mail-Weiterleitungen und Reply-Antworten ist weder Nachrichten-Inhalt noch Anhang normiert. Man stelle sich allein vor, dass ein Excel-Anhang mal mehr, mal weniger Felder und eine wechselnde Zeilen-Reihenfolge pro Lieferant enthält. Ganz abgesehen von "der wundersamen Vermehrung" der Betreff-Zeilen, die eine automatische Vorsortierung unmöglich machen.

Aktuell erfahren wir ungefähr die Komplexität in der Durchsetzung der Gelangensbestätigung alias EU-Abliefernachweise für den berechtigten Vorsteuerabzug. Es fängt schon bei der Abfrage und Anschreiben zur Vorgangs- und NICHT Personen-Mail-Identität an. Aus einer erträumten Automatisierung wird ein vielfältiges Gebilde mit Mahnwesen und Archiv. Eine Amortisierung rückt in weite Ferne, wir freuen uns bereits, wenn keine zusätzliche Personalbindung durch neue Gesetzgebung erfolgt.

Zurück zur Mail-Rechnung und dem Begriff BPM (Business Process Management), der die auomatische Weiterverarbeitung und Kontierung "auf dem Papier" ermöglicht. Dazwischen liegen unzählige Berater-, Anschaffungs- und Test-Aufwände mit einem nicht garantierten Ausgang der Hoffnung auf zukünftige Einsparungen.

Und so trügt die Aussage nach Effizienz- und Umwelt-Aspekten so vieler Anschreiben, die nicht so gesetzlich reglementierte Vorgänge, wie Bestellungen als Mail, nun auf Rechnungen anwenden wollen. Zweifelsfrei hat Westaflex eine grosse Expertise im Fall von EDI-Rechnungen im Geschäftsbereich Handel und Zentralregulierung.

Sollten Anfragen nach dieser erprobten Verfahrenweise kommen, so helfen diese uns den EDI break-even zu erreichen. Wohl wissend, dass EDI-Inhalte natürlich über Mail gesendet werden können. Lediglich digitale Rechnungen als CSV- oder im PDF-Format sind abzuweisen; es sei denn, diese werden farbig ausgedruckt und wie Papierbelege behandelt und abgelegt.

Fazit: der deutschen Rechtsprechung unterliegend, sind verschiedentliche Betrachtungen sehr bürokratisch und von der Lebenserfahrung der Rechtsunsicherheit bei eGovernment, eBilanz, Elster und Co zu sehen. Statt Vignette möchten wir in Deutschland eben ein aufwendiges Mautbrücken-System mit OBU (onboard unit) für LKW und PKW .....

Die intelligente Vernetzung vieler Geräte im Haus heisst Smart Home. Diese lassen sich über das Internet Protokoll, also auf WLAN Basis bedienen und programmieren. Der openHAB Server wird in eine normale Steckdose gesteckt und mit dem hauseigenen Router verbunden. Die intelligente Haussteuerung verbindet Bequemlichkeit mit ökologischem und ökonomischen Denken. So lässt sich beispielsweise auch die Heizungsanlage mit den Smartphone und openHAB steuern. Mit der openHAB App gibt es bereits ein System, mit denen die Heizung herunterfährt, wenn der letzte Bewohner mit seinem Smartphone das Haus verlässt.

Die technische Entwicklung reicht als Treiber indes nicht aus - der Geldbeutel entscheidet mit über die Investitionslust in Sachen Smart Home. Bei steigenden Energie- und Stromkosten wird jeder merken: Hier geht es um mein eigenes Geld. Deshalb setzt Westaflex mit openHAB konsequent auf kostenlose Open Source Software und Treiber. Was oft spröde als "Internet der Dinge und Dienstleistungen" bezeichnet wird, nimmt in solchen Szenarien plötzlich Formen an.

Westaflex nutzt openHAB und setzt neue Standards bei der Bedienung von SHK-Haustechnik: WAC Zentralgeräte sind optimal in das Heimnetzwerk einzubinden und können über eine intuitive Bedienoberfläche über den Webbrowser komfortable gesteuert werden. Dieses generell freie Haustechnik-Konzept bietet zudem den Vorteile, sämtliche Haustechnik mit einer Steuerung und Inbetriebnahme zentral in Betrieb zu nehmen. Durch die optionale Installation von Platinen-Sensoren, wie CO2-, Feuchte- oder Temperaturfühler ist stets pro Raum oder für das gesamte Gebäude die Luftqualität im gesamten Haus abrufbar. Mit den neuen Arduino Einplatinen-Computern sind auch VOC-Fühler, die auf Mischgas reagieren und so beispielsweise Zigarettenrauch oder organische Gerüche sich durch Zuschaltung von Aktivkohle-Filtern verhindern. Einzigartig ist der openHAB SMS Service für Hausmeister- und Wohnungsbau-Gesellschaft Benachrichtigung. Diese Webportal-Funktion erlaubt umfassende Monitoring- und Support-Funktionen bis hin zur Ferndiagnose. Dabei steht der Begriff AAL für das Altersgerechte, selbstbestimmte Wohnen, auf das in Zusammenarbeit mit der RWTH Aachen ein simples Bedienkonzept aufsetzt.

Alles Türen und Fenster geschlossen? Bewegungsmelder, Videoüberwachung und Rauchmelder scharf gestellt? Bei vielen zusätzlich auch die Kontrolle über Fernseher, Musikanlage, Photovoltaik- und WAC-Anlage. Die neuen Geräte-Apps bieten Zugriff auf verschiedenste Komponenten der Gebäudetechnik über unterschiedliche openHAB Protokolle und werden von den Westaflex Partnern je nach Bedarf des Nutzers konfiguriert. So bekommt ein jeder das zu sehen, was er will und braucht. Wohnungsbau Facility Manager nutzen die Web-App zur Bedienung und Überwachung der Anlagen, während Servicetechniker nur die Komponenten brauchen, die für Service und Wartung notwendig sin. Gebäudetechniker haben ebenfalls andere Anforderungen an die Nutzung als zum Beispiel Energiebeauftragte. Die openHAB Bedienoberfläche ist auf Smartphones und Tablet PCs zugeschnitten. Sie bietet unter anderem Zugriff auf Alarme, Zeitprogramme und Trenddaten. Für die Langzeitdokumentation der Innenraum-Luftgüte kann der Datenspeicher bis zu 50.000 Messwerte erfassen. Deshalb eignet sich die freie openHAB Software sowohl für die Arbeit von Architekten, Sachverständigen und Anlagenbauern aus den Bereichen Heizung, Lüftung und Klima als auch für die Kontrolle der Luftqualität in Arbeitsräumen wie Büros, Schulklassen und zu Hause. Das Speicherintervall kann von einer Sekunde bis zu zwölf Stunden frei definiert werden. Während für einen erwachsenen Menschen der Sauerstoffgehalt in der Luft noch ausreicht, können bei Kindern schon deutliche Ermüdungserscheinungen oder körperliche Beschwerden wie Kopfschmerzen auftreten. 

Betrachtet man unser Management-Audit von der Revisionsseite, so stellt es neben dem Financial Audit und dem Operational-Audit eine sinnvolle Ausweitung der verschiedenen Prüfungsaufgaben unser Firmengruppe dar. Auch Total Quality Management-Ansätze beziehen das Führungsverhalten mit in den Qualitätsprozess ein. Das gerade in den letzten Jahren bei uns die oberen Führungskräfte stärker in den Fokus der Potenzialermittlung geraten sind, hat indes aktuelle Ursachen. Globalisierung und internationaler Wettbewerb, veränderte Führungs- und Unternehmenskultur, sowie Akquisitionen, ebenso unsere Notwendigkeit von Innovation und schneller Anpassungsfähigkeit der Firmengruppe an sich verändernde Marktbedingungen setzen deutlich erweiterte Kompetenzanforderungen an die einzelnen Manager und an die Zusammenarbeit des Lenkungsteams.

Bei diesem geänderten Anforderungsprofil wollen immer mehr Lenkungsgremien wissen, ob die gegenwärtige Führungsmannschaft diesen Herausforderungen gewachsen sind. Genau wie unsere Holding sich in vielerlei Hinsicht einem Benchmark unterzieht, will man nun auch wissen, wo die eigenen Top-Manager im internationalen Vergleich stehen. Es kommt in unser Firmengruppe oft zu direktem Vergleich der Managementpotenziale. Wenn es dabei auch gleichzeitig um die neue Besetzung von Funktionen geht, kommt man an dem Instrument des Management-Audits mit externer Hilfe kaum mehr vorbei.

Das methodische Vorgehen von solvendus bei unserem Management-Audit zeichnet sich in seinen Kernelementen durch teilstrukturierte Interviews aus. Der betroffene Bereichsleiter unterzieht sich mehreren Einzelinterviews mit verschiedenen, unabhängigen Auditoren. 

In den Interviews geht es darum, durch gezielte Fragen so viel relevante Informationen aus den Gesprächen zu generieren und herauszuholen wie möglich. Dazu werden unterschiedliche methodische Ansätze verwendet, wie zum Beispiel Minicases, Szenarien, hypothetische Annahmen und verschiedene Fragetechniken. Hinreichende Aufklärung, Offenheit und Transparenz im methodischen Vorgehen waren dabei wichtige Voraussetzungen für wirkungsvolle Interviews. Das Interview als qualitativer Methodenansatz ist das beste verfügbare Instrument, sich dem "Analysegegenstand" Top-Manager als vernetztes und interagierendes System zu nähern.

Dem solvendus Management-Audit kommt zugute, dass es in der Beurteilung der Führungskräfte nicht auf das ankommt, was wirklich ist, sondern auf das, was wirkt und wie es wirkt. Professionell durchgeführte Management-Audits verknüpfen Ergebnisse aus den Geschäftsbereichen mit den Erfolgen, Misserfolgen und Eindrücken aus dem täglichen Geschäft, um ein brauchbares und reliables Bild über Fähigkeitsprofil und Potenzial des einzelnen Managers zu erhalten. In sogenannten solvendus Führungskonferenzen mit den Vorgesetzten der betroffenen Manager wurden die einzelnen Facetten des Bildes zu einem Gesamtbild zusammengefügt. Für unser Management-Audit-Verfahren werden die Informationsquellen weiterhin angereichert durch die Hinzunahme der Beurteilung von Kollegen, Mitarbeitern und externen Geschäftspartnern (360-Grad-Bewertung). Dabei gehört zur erfolgreichen Anwendung der solvendus Methode die offene und transparente Rückmeldung der Ergebnisse, sowie daraus abgeleitete Entwicklungsmassnahmen an den einzelnen Manager.

Das solvendus Management-Audit ist mittlerweile ein integraler Bestandteil unser Personalentwicklung bei oberen Führungskräften. Meines Erachtens ergeben sich Probleme damit erst, wenn Management-Audits isoliert eingesetzt werden. Die intensive Analyse der Fähigkeiten und Potenziale, aber insbesondere auch das "Vor-Augen-Führen" der Schwächen und das Fehlen von Potenzial beeinflusst, sofern es dem Betroffenen bekannt gemacht wird, sein weiteres Verhalten und insbesondere die weitere Zusammenarbeit im Management-Team. Mehr noch als wir es aus der Quantentheorie kennen, beeinflusst die "Messung" das, was wir messen.

Im professionellen solvendus Ansatz zum Management-Audit fanden in der Praxis zur Wahrung von Fairness-Prinzipien ausführliche Feedback-Gespräche mit den betroffenen Business Unit Leitern statt. Genauso wichtig waren jedoch die zur effektiven Durchführung unser Audits erforderlichen Vorbereitunsgmassnahmen. Es war von ausschlaggebender Bedeutung, dass solvendus im Vorfeld - abgeleitet aus unser Unternehmensstrategie - der Sinn und Zweck eines solchen Verfahrens allen Teilnehmern in gleicher Weise klar sein musste. Ohne Transparenz und Folgerichtigkeit konnte in den Gesprächen weder Vertrauen noch Offenheit entstehen. In der Vorbereitungsphase war jeweils zu betonen, dass es beim Management-Audit nicht um die Selektion von guten und schlechten Managern geht, sondern um die Analyse von hilfreichen beziehungsweise weniger hilfreichen Fähigkeiten und Potenzialen zur Erreichung der aus unseren Unternehmenswerten abgeleiteten individuellen Ziele.

Hierdurch entsteht die für unsere Firmengruppe notwendige Verbindung zum Management-by-Objective-Prinzip. Zwar sind in vielen vergleichbaren Unternehmen die globalen Ziele formuliert, definiert und bekannt, die Bedeutung und das Herunterbrechen auf die einzelnen Unternehmenseinheiten und damit die individuellen Ziele der zu bewerteten Führungskraft werden allerdings oft vernachlässigt. Dieser Prozess ist aber zwingend erforderlich, denn Potenziale können nur vor dem Hintergrund des in Zukunft konkret Gewollten sinnvoll abgebildet werden.

Neben dem genannten Management-by-Objective-Prinzip muss m.E. in der Vorbereitungsphase klar formuliert werden, dass es in den Interviews nicht nur um die isolierte Betrachtung des individuellen Fähigkeitsprofils geht. Die Gespräche dienen genauso dazu, die situativen Bedingungen, in denen unsere Manager ihre Leistung erbringen, bzw erbringen sollen, sowie die Interaktion und Zusammenarbeit mit anderen Entscheidungsträgern im Unternehmen zu thematisieren. Hieraus wurden mit solvendus sehr häufig wertvolle Informationen generiert, die die zukünftige Zusammenarbeit des Management-Teams beflügelten.

Zur mangelnden Vorbereitung ist ein weiteres Hauptproblem der isolierten Anwendung von Management-Audits der zu geringe Fokus auf die Planung der Folgemassnahmen. Fehler und Stärken erkannt zu haben, ist zwar notwendige, aber nicht hinreichende Bedingung zur Einleitung von Veränderungen. Neue Verhaltensmuster müssen insgesamt gelernt und deren Umsetzung in die Praxis durch den Externen ermöglicht werden. Die Antwort auf die sicher kommende Frage des auditierten Managers: "Was passiert nun mit mir?" muss im Vorfeld der Feedback-Gesprächs geplant und vorbereitet sein. Sind gegebenenfalls organisatorische Veränderungen erforderlich? Müssen Funktionen neu strukturiert werden? Ist eine Job-Rotation erforderlich? Ist die Zusammenarbeit innerhalb des Führungskreises zu verbessern?

In der Betrachtung des einzelnen Managers stellt sich ohnehin zwingend die Frage nach einem Personalentwicklungsplan. Welche Massnahmen müssen ergriffen werden, um die schlummernden Potenziale herauszuholen und gegebenenfalls in der Zielerreichung hindernde Eigenschaften oder Umfeldbedingungen zu beseitigen? Hier bieten sich selbstverständlich die klassischen Instrumente der Personalentwicklung an. Die Wirkung, beispielsweise von Trainingsmassnahmen, verpuffen allerdings, wenn sie nicht begleitet wird; in unserem Fall mit langfristiger solvendus Betreuung. Aber genau dort sind erhebliche psychologische Barrieren zu überwinden. Oftmals herrscht die irrige Meinung, dass sich obere Führungskräfte insbesondere dadurch definieren, dass sie bereits fertige Manager sind, die selbst kein externes Coaching benötigen. Die Notwendigkeit sowohl der Unterstützung durch den unmittelbaren Vorgesetzten zur Erreichung der gesteckten Unternehmensziele als auch der Hilfe bei der Optimierung der eigenen Führungsstruktur ist hierachieunabhängig. Unterstützung ist auch die regelmässige Begleitung und damit auch die Möglichkeit, mittels solvendus Verhaltensweisen zu korrigieren.

Das solvendus Management-Audit kann seine Wirksamkeit folglich erst dann richtig entfalten, wenn es als Feedback-Instrument in den Management-by-Objective-Prozess integriert ist. Der Manager erhält von seiner Geschäftsleitung nicht nur Geschäftsziele, sondern auch konkrete, möglichst messbare persönliche Verhaltensziele. Diese lassen sich bei Westaflex unmittelbar aus dem erfolgten Management-Audit ableiten: Eliminierung erkannter Schwächen, Ausbau vorhandener Fähigkeiten und Ausschöpfung der analysierten Potenziale.

Die Erreichung der definierten und vereinbarten Ziele "geschäftlich" und "persönlich" bestimmt seither die Höhe der variablen Vergütung. Über diesen Weg nahm das Management-Audit mit solvendus Hilfe indirekten Einfluss auf Zielgestaltung und Vergütungssystematik. Nicht das "Abschneiden" im Management-Audit direkt, sondern das, was anschließend daraus gemacht wird, steuert die Variabilität der Bezahlung. Management-Audit vernetzt verstanden ist eine komplexe Dienstleistung, die in seltenen Fällen von den Unternehmen intern bereitgestellt werden kann. Bei der Auswahl externer Auditoren stellte sich die berechtigte Frage, wer ausreichend professionelle Beratungsqualität zur erfolgreichen Prozesssteuerung des Management-Audits mitbringt. Der jeweils externe Berater muss hinreichende Seniorität besitzen und sowohl Verständnis für die Situation der zu beurteilenden Führungskräfte entwickeln können, als auch die strategischen Ziele des Unternehmens begreifen.

Darüber hinaus muss er in der Lage sein, eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphere zu etablieren und aus den Informationen Aussagen über die Fähigkeitsstruktur und die Potenziale der Auditierten zu generieren. Ein multiples Fähigkeitsprofil des Beraters ist erforderlich, das indes nur nützt, wenn ein tragfähiges Vertrauensverhältnis zum Auftraggeber besteht. Alles Auszeichnungen, die im Besonderen für die Partnerschaft westaflex - solvendus zutreffen.