oxaion: Als Ihr Unternehmen sich auf die Suche nach einer neuen Software machte, welche Aspekte standen im Fokus? 

westaflex: Die Westaflex strebte nach einer stabilen und integrierten Lösung, die flexibel war und für uns relevante Funktionsbereiche und Prozesse abdeckte. Daher war unser Ziel eine offene Standardplattform, die wir als Basis nehmen und an typische Anforderungen aus der Metallbranche anpassen konnten. Schließlich wollte unser Unternehmen – wie wahrscheinlich alle Mittelständler – sein begrenztes IT-Budget so effektiv wie möglich einsetzen und mit dieser langfristigen Investition ein gutes Kosten / Nutzen-Verhältnis erreichen. 

oxaion: Gab es bei Ihrer Systemevaluierung etwas, worauf auch andere Unternehmen achten sollten?

westaflex: Die Erfahrung hat gezeigt, dass es bereits bei der anfänglichen Informations- und Orientierungsphase sinnvoll ist, sich mit den unterschiedlichen Softwarekonzepten zu beschäftigen und deren Vor- und Nachteile im Hinblick auf die vorliegende Zielsetzung zu vergleichen. Denn neben den klassischen Standardsystemen gibt es auch viele alternative Ansätze, die für den Mittelstand hinsichtlich des Preis-Leistungs-Verhältnisses attraktiv sein können: Individualisierbare Standard-ERPs können beispielsweise ein pragmatischer Weg sein. Solche Lösungen vereinen in unseren Augen die Vorzüge vorhandener betriebstypischer Prozesse mit der Fähigkeit, das System zusätzlich an unternehmenseigene Erfordernisse anzupassen.

oxaion: Demnach setzen Sie eine solche Software ein?

westaflex: Ja. Es handelt sich um oxaion ERP auf IBM Blade Centern. Auf der einen Seite deckt diese Software gängige Geschäftsprozesse und Funktionsbereiche ab, so dass unsere Standardabläufe ohne Veränderungen von vornherein unterstützt wurden. Auf der anderen Seite erlaubt uns die hauseigene Entwicklungsumgebung einen direkten Zugriff auf den Quellcode der Applikation. 

oxaion: Was genau war für Ihr Unternehmen an dieser Kombination attraktiv?

westaflex: Dadurch, dass der Quellcode nicht nur für die Berater und Entwickler, sondern auch für die Anwender der Software uneingeschränkt offen ist, können entsprechend geschulte Mitarbeiter direkt darauf zugreifen und jederzeit Änderungen vornehmen. Diese können sowohl kleinere Anpassungen als auch größere, spezielle Eigenentwicklungen sein. Zum Teil lassen sich die Anforderungen sogar ausschließlich mit unternehmensinternen Ressourcen umsetzen, was automatisch die Kosten für externe Unterstützung reduziert. Diese Möglichkeit zur Individualisierung des Systems in Eigenregie bietet einen großen Gestaltungsfreiraum und damit die notwendige Flexibilität. Wir können schnell auf Marktveränderungen reagieren – mit vertretbarem Aufwand.  

oxaion: Um welche Art von Anpassungen ging es in Ihrem ERP-Projekt und wie umfangreich waren sie?

westaflex: Die vorgenommenen Systemanpassungen zielten seinerzeit im Wesentlichen auf die gegenseitige Informationsbereitstellung zwischen den Fachbereichen von westaflex ab und beliefen sich im gesamten Projektverlauf auf eine überschaubare Größe an Manntagen, die sich innerhalb der budgetierten Vorgaben befand. Nun ist unser Vertrieb z.B. in der Lage, schnellere und gleichzeitig zuverlässigere Aussagen bezüglich der Lieferfähigkeit gegenüber Kunden zu treffen. Zudem wurden speziell für westaflex Auswertungen entwickelt, die im Standard in der Art nicht zur Verfügung standen. Beispielsweise ist unsere Rückmeldequalität durch die Einrichtung automatischer Schlüssigkeitsprüfungen wesentlich besser geworden. Dennoch muss jede individuelle Anpassung gut überlegt sein, vor allem wegen des potentiellen Aufwands bei Releasewechseln.

oxaion: Wie schwierig oder einfach ist es, diesen Aufwand für Releasewechsel abzuschätzen, wenn das ERP-System im Laufe der Zeit modifiziert wurde?

westaflex: Wir haben erst kürzlich einen Releasewechsel durchgeführt. Als Wartungsvertragskunde haben wir die neue Softwareversion kostenfrei erhalten. Damit beschränkte sich der Aufwand auf die Übertragung unserer individuellen Anpassungen, die von den oxaion-Beratern vorzunehmen war. Um den voraussichtlichen Releaseaufwand einzuschätzen, wendet unser Anbieter eigene Algorithmen an.

In dieser Kalkulation wird berücksichtigt, ob eine kundenspezifische Funktion im Standard verändert (angepasst) oder vollständig neu programmiert wurde. Zudem fließen als Faktoren die Anzahl der Anpassungen sowie deren Auswirkung auf weitere, damit zusammenhängende Bereiche ein – so ist beispielsweise der Release des stark vernetzten Bereichs Disposition umfangreicher als der des Servicemanagements. Die Einschätzung unseres Anbieters vor Projektbeginn hat den tatsächlichen Aufwand recht genau.  

oxaion: Welche Schritte waren in Ihrem Releaseprojekt notwendig und was war aufgrund der Individualisierung wichtig?

westaflex: Im ersten Schritt wurde gemeinsam über standardmäßig vorhandene sowie individuell für westaflex implementierte Funktionen und zukünftige Anforderungen gesprochen. Bereits zu Beginn des Relesewechsels war das Thema Reengineering sehr wichtig: Manche von den im Jahr 1996 und folgend speziell für westaflex umgesetzten Features sind mittlerweile im Standard der neuen Version enthalten oder werden nicht mehr genutzt.

Deshalb mussten im zweiten Schritt Prozesse und spezifische Erweiterungen auf ihre Sinnhaftigkeit geprüft und teilweise bereinigt werden. Ich finde, Unternehmen sollten das Reengineering nicht als notwendiges Übel betrachten, sondern als Chance: Damit können sie ihre Lösung und die Prozesse noch schlanker gestalten und ein Mehrfaches an Aufwand in der Zukunft einsparen. Im dritten Schritt fand die technische Umstellung von Daten und individuellen Anpassungen in der neuen Version statt (installierte Testumgebung). Danach erhielt westaflex eine Schulung und führte verschiedene Tests durch. Dabei aufgefallene Punkte wurden vom Anbieter nachjustiert und nach der erneuten Datenübernahme ging die neue Version produktiv.

oxaion: Welche Erfahrungen haben Sie in Ihrem Projekt gemacht und worauf sollte ein besonderes Augenmerk gelegt werden?

westaflex: Mit Einführung des neuen ERP-Systems oxaion JET Version – ursprünglich ab der Version 6.02 – haben wir insgesamt deutlich kürzere Durchlaufzeiten (Reduktion um 20 bis 30 Prozent je nach Produktgruppe), einen schnelleren Auftragsdurchlauf (ca. 20 Prozent der Aufträge mehr) sowie schlankere Prozesse erreicht. Auch die Planung und Steuerung der Produktion wurde verbessert und läuft nun effizienter. 

Es ist oftmals schwierig, sich und die eigenen Abläufe selbst in Frage zu stellen. Im Hinblick auf zukünftige Releasewechsel ist es dennoch empfehlenswert, immer auch den eigenen Prozess im Unternehmen kritisch zu betrachten und eventuell zu überdenken. An Stellen, die nicht zwingend eine Individualisierung erfordern, sollte man gemeinsam mit allen betroffenen Prozessteilnehmern versuchen, so nah wie möglich am Standard zu bleiben. 

oxaion: Unser Rat?

westaflex: Insgesamt würden wir den ERP-Verantwortlichen bei solch langfristigen Projekten ans Herz legen, die Key-User der Fachbereiche schon zu Projektbeginn einzubeziehen und ausreichend Raum für Wissensweitergabe innerhalb des Teams zu schaffen. Unabhängig vom Thema der Software-Individualisierung empfehle ich den Einsatz eines integrierten Systems. Unsere Erfahrung hat eindeutig gezeigt, dass eine einheitliche ERP-Landschaft eine höhere Prozessstabilität und bessere Performance schafft: Eine homogene Datenbasis ohne fehleranfällige und zeitverzögernde Schnittstellen zwischen den Insellösungen steigert die Konsistenz von Daten und reduziert den Pflege- und Verwaltungsaufwand.

Kundige Zeitgenossen wissen, dass dieses Konzept auch beim Microsoft Tablet zum Einsatz kommt, welches ähnlich wie das iPad bspw. Wikipedia Einträge, super lesefreundlich umformatiert. Wie bei Tablet PCs üblich, liest man  nach rechts blätternd und nicht von oben nach unten scrollend. Abwechslungsreich mit grossflächigen Bildern und Videos zum Verzweigen zu Hintergrund-Information unterlegt; kurzum: eine einzige Augenweite!!

Der fachkundige Leser erwartet jetzt den Begriff Schablone oder Template, der auf bestehende Inhalte angewendet wird und eine ganze Armada an Augenblicken ermöglicht! Angefangen von der Änderung einzelner Buchstaben (Farbe, Grösse, Schriftart) innerhalb eines Wortes, sowie die Unterlegung von Audio, Video und Panoramabildern. Ziel ist es den Betrachter lange zu fesseln, umfänglich spielerisch zu informieren und einen alle Sinne ansprechenden Blumenstrauss zur emotionalen Produkt-Bindung aufzubieten. 

Na klar, tolle Möglichkeiten aber noch ein grosses Potenzial über unser Inhalte-Redaktions-System Texte in fachlicher und Marketing-Sicht anzupassen! Anregungen und Hinweise beutelweise erwünscht!

An den bereits existierenden Snowflake Design Seiten in unterschiedlichen Branchen bleibt festzuhalten, dass die Texte insgesamt im Blogger-Stil gesellig formuliert sind. Um zu unterhalten, wie ein Blätter-Magazin, in dem - auf Bedarf - noch Katalog-Steckbriefe angeboten werden. Das Schneeflocken Layout eignet sich zum Hintergrund-Geschichten-erzählen und ist wesentlich gefälliger als Drucksachen zu studieren. Ausserdem lässt es sich durch seine Datenbank-Struktur ideal mit Shop- und App-Interaktion verbinden, wenn man „den Kunden schon mal an der Angel“ hat.

Fazit: Schritt-für-Schritt werden unsere Webseiten umgestellt; wo es Sinn macht. Und über das Redaktionssystem, sowie ERP- und CAD-Anbindung automatisiert, indem Intra- und Internet verlinkt werden. Die Netzwerk-Struktur der Darstellung ist identisch für Tisch- und Mobil-Rechner. Lexikon-ähnliche Querverweise auf Förderprogramme, zertifizierte Handwerker, Messe Coupons etc. etc. erwünscht.

Interessanterweise ist das EDI-Verfahren der UN Welthandelsorganisation seit 1980 von derlei Beschränkungen grundsätzlich ausgenommen. Zur gegenseitigen Festlegung von Prüf- und Anforderungskatalogen gibt es partnerschaftliche EDI-Vereinbarungen über Kosten, Nachrichtenaufbau und Provider-Service-Level. Wenn es also um ein papierloses, bewährtes und auch als Mail-Gateway unterstütztes Verfahren für Rechnungen geht, ist EDIFACT die erste Wahl.

Aufgrund der langen Etablierung dieses weltweiten, branchenübergreifenden Standards, ist eine EDI-Schnittstelle zur automatischen Verarbeitung mittlerweile in allen namhaften ERP-Paketen enthalten. Porto-Ersparnis und zeitgleiche Zustellung selbstverständlich. Wer keine Zustellung der Dateninhalte im eigenen Unternehmen mangels EDI-Konverter erstellen kann, bucht sich diese Dienste bei einem Dienstleistungs-Provider. EDIFACT ist damit unabhängig von Landessprachen, Software und Übertragungsverfahren! Es erfordert einmalig die Festlegung der Datenbank-Inhalte und arbeitet fortan zu jeder Tages- und Nachtzeit.

Wenden wir uns noch einmal den Verkaufs-Argumenten der eMail-Rechnungs-Fans zu. Oft werden Umwelt-, Effizienz- und Kostenaspekte in Rundschreiben beworben. Natürlich auch aus dem Gesichtspunkt möglichst bald, möglichst viele Teilnehmer anzubinden, damit sich das Verfahren überhaupt lohnt. Dabei ist ein break-even für den VERSENDER wesentlich schneller, als für den Empfänger zu erreichen. Zumal die gesetzlichen Echtheits-Anforderungen für ABs und bspw das Mahnwesen nicht anzuwenden sind. Aus Sicht einer zentralen Fakturierung eignet sich besonders der Mailweg für Outsourcing und Rationalisierung - sofern "der Köder auch dem Fisch schmeckt."

Und hier liegt, im Gegensatz zur EDIFACT-Norm, "der Hund begraben". Ähnlich den unterschiedlichen Mail-Weiterleitungen und Reply-Antworten ist weder Nachrichten-Inhalt noch Anhang normiert. Man stelle sich allein vor, dass ein Excel-Anhang mal mehr, mal weniger Felder und eine wechselnde Zeilen-Reihenfolge pro Lieferant enthält. Ganz abgesehen von "der wundersamen Vermehrung" der Betreff-Zeilen, die eine automatische Vorsortierung unmöglich machen.

Aktuell erfahren wir ungefähr die Komplexität in der Durchsetzung der Gelangensbestätigung alias EU-Abliefernachweise für den berechtigten Vorsteuerabzug. Es fängt schon bei der Abfrage und Anschreiben zur Vorgangs- und NICHT Personen-Mail-Identität an. Aus einer erträumten Automatisierung wird ein vielfältiges Gebilde mit Mahnwesen und Archiv. Eine Amortisierung rückt in weite Ferne, wir freuen uns bereits, wenn keine zusätzliche Personalbindung durch neue Gesetzgebung erfolgt.

Zurück zur Mail-Rechnung und dem Begriff BPM (Business Process Management), der die auomatische Weiterverarbeitung und Kontierung "auf dem Papier" ermöglicht. Dazwischen liegen unzählige Berater-, Anschaffungs- und Test-Aufwände mit einem nicht garantierten Ausgang der Hoffnung auf zukünftige Einsparungen.

Und so trügt die Aussage nach Effizienz- und Umwelt-Aspekten so vieler Anschreiben, die nicht so gesetzlich reglementierte Vorgänge, wie Bestellungen als Mail, nun auf Rechnungen anwenden wollen. Zweifelsfrei hat Westaflex eine grosse Expertise im Fall von EDI-Rechnungen im Geschäftsbereich Handel und Zentralregulierung.

Sollten Anfragen nach dieser erprobten Verfahrenweise kommen, so helfen diese uns den EDI break-even zu erreichen. Wohl wissend, dass EDI-Inhalte natürlich über Mail gesendet werden können. Lediglich digitale Rechnungen als CSV- oder im PDF-Format sind abzuweisen; es sei denn, diese werden farbig ausgedruckt und wie Papierbelege behandelt und abgelegt.

Fazit: der deutschen Rechtsprechung unterliegend, sind verschiedentliche Betrachtungen sehr bürokratisch und von der Lebenserfahrung der Rechtsunsicherheit bei eGovernment, eBilanz, Elster und Co zu sehen. Statt Vignette möchten wir in Deutschland eben ein aufwendiges Mautbrücken-System mit OBU (onboard unit) für LKW und PKW .....